At arrangere et hesteshow er en meget detaljeret affære. Uanset dit shows niveau er delegation og flere måneders planlægning afgørende. Organiser dine medarbejdere og ansæt embedsmænd, og book et sted, der passer til dit shows omfang og størrelse. Udnævne en visitsekretær til at håndtere de mange kontorlige opgaver, der er involveret i et hesteshow. Planlægning for nødsituationer og at holde mennesker og heste sikkert er topprioriteter. Smør dine opsætnings- og oprydningsteams på dagen for arrangementet, og sørg for, at alle er klar til at håndtere eventuelle problemer.

Første del af seks:
Organisering af personalet

  1. 1 Udpege eller ansætte en show manager. Show manager er den punktperson, der er ansvarlig for showets samlede operation. For højere niveauer viser de tilknyttede klubber eller foreninger ofte, at vise ledere skal være uddannede fagfolk. Mindre formelle begivenheder er ikke så strenge om træningskrav.[1]
  2. 2 Udnævne en visssekretær. Hesteshows involverer en masse kontorlige opgaver, fra håndtering af adgangsmaterialer til organisering af priser, backnumre og dommerkort. Vis sekretæren bør være en højt organiseret person med et skarpt øje for detaljer.[2]
    • De skal også have assistenter til at håndtere opgaver som registrering af udstillere på dagen for arrangementet. Du (eller sekretæren) kan rekruttere frivillige fra din 4-H-klub eller anden tilknyttet organisation for at udfylde disse stillinger.
  3. 3 Vælg en sikkerhedskoordinator. For små arrangementer overvåger udstillingslederen ofte sikkerhedsforanstaltninger. Men for begivenheder, der tegner hundredvis af mennesker (herunder udstillere og offentligheden), skal der udpeges en sikkerhedskoordinator, der ikke har andre opgaver.
    • De håndterer sundhedscertifikater, arbejder med nødpersonale, erhverver forsikring, overvåger vejret, planlægger nødsituationer, og sørger for, at veterinærpersonale er i opkald.
  4. 4 Saml et marketing team. Du kan højst sandsynligt håndtere markedsføring og kampagner ved hjælp af frivillige. Har nogen med grafisk design erfaring oprette en pressemeddelelse og flyvere. Andre kan nå ud til lokale virksomheder om at sponsere arrangementet eller gøre donationer. Du skal også have et hold til at sende flyvere til hesteskoler, gårde og andre relaterede steder.
  5. 5 Tildel frivillige portmødre, ringbesætningsmedlemmer og andre assistenter. Antallet af frivillige, du har brug for, afhænger af niveauet af dit show. Opsætning og oprydning besætninger er absolutte musts. Enhver udstilling kræver, at de ansatte skal sørge for, at offentlige deltagere og udstillere parkerer i særskilte områder. Hvis der skal flyttes hindringer under showet, skal du have et ringbesætningsmedlem.
    • Offentligheden bør ikke parkere tæt på, hvor udstillerne opstiller deres trailere og holder deres heste. Undladelse af at holde offentligheden og heste adskilt kan øge risikoen for ulykker.

Del to af seks:
Ansættelse Tjenestemænd

  1. 1 Lej en kvalificeret dommer. Find en dommer, der passer til den konkurrence, du er vært for. Tjek med din 4-H klub eller konkurrencemyndighed, som poster lister over kvalificerede dommere årligt. Kom i kontakt med en dommer, diskutere din organisation og showets detaljer og forhandle om betaling.[3]
    • Du skal også dække rejse- og måltidsudgifter. Hvis showet er en multi-dages begivenhed, skal du give hotelindkvartering.
    • Dommeren designer ofte kursuslayouter, så få dem til at indsende design og andre krav i god tid før showet.
  2. 2 Udnævner eller ansætter en annoncør. Hvis lokalet har et PA-system, kan du bare få en frivillig fra din 4-H-klub eller en anden organisations handling som announcer. Hvis der ikke er et PA-system, skal du ansætte en annoncør, der kan levere deres egen mikrofon, højttalere og andet lydudstyr.[4]
  3. 3 Vælg en grund manager, ringmaster og stewards. Afhængigt af showets størrelse og omfang har du brug for en ringmester og grundejobber til at overvåge klasser af udstillere ind og ud af ringen. De vil også overvåge enhver nødvendig omplacering af spring og andre hindringer.
    • Afhængigt af niveauet af din konkurrence kan du blive forpligtet til at ansætte professionelle forvaltere for at hjælpe dommeren. Din 4-H klub eller ridning kapitel kan bringe dig i kontakt med fagfolk, hvis licenseret personale er påkrævet.
    • Hvis du planlægger en mindre formel show, kan du udpege frivillige til at styre ringen.

Del tre af seks:
Administration af faciliteterne

  1. 1 Vælg et sted, der kan rumme dit show. For større shows, book et hesteværksted med passende siddepladser, god plads til udstiller trailere og offentlig parkering og toiletter. Hvis du er vært for et mindre show på din gård eller en ejet af et medlem af din klub, skal du leje blegere, folde stole eller andre siddepladser. Du skal også leje bærbare toiletter.[5]
    • Hestesteder har normalt forhindringer, men du skal sikre, at de passer til din specifikke konkurrence.
  2. 2 Få spring, forhindringer og andet udstyr, hvis det er nødvendigt. Hvis din lokalitet ikke leverer passende hindringer, eller hvis du er vært for showet på din gård, skal du leje eller købe det nødvendige udstyr. Søg online for at finde et forsyningsfirma i dit område.[6]
    • Hvis lokalet ikke giver en traktor til at trække udstyr på plads, skal du leje en eller finde et medlem af din organisation, der kan levere en.
    • Arbejd med dommeren, hvis du har brug for hjælp til at bestemme hvilket udstyr du har brug for.
  3. 3 Indstil en indrømmelser stand. En indrømmelser stand vil holde dine gæster bellies fuld og er en fremragende fundraising mulighed. Hvis lokalet ikke har en bestemt indrømmelser, skal du oprette tabeller, grill og køler. Udpege frivillige til at arbejde grillen og håndtere transaktioner.[7]
    • For at spare på dit mad budget, spørg lokale restauranter og købmandsforretninger at lave donationer.Nå ud til dem måneder i forvejen, så de kan passe dig ind i deres velgørende donationsbidrag.

Del fire af seks:
Afslutning af klare pligter

  1. 1 Fordel adgangskrav og behandle formularer og gebyrer. Send ud adgangskrav til lokale hesteskoler, klubber og gårde i god tid før showet. Sekretæren vil være punktperson for behandling af adgangsskemaer og gebyrer. De bruger også indgangsformularerne til at sammensætte en klasseliste eller en liste over udstillere arrangeret af deres alders- og begivenhedsgrupper.
  2. 2 Bestil bånd, trofæer, backnumre, badges og dommerkort. Sekretæren skal også bestille påkrævet udstyr og materialer forud for showet. Giv mindst flere uger til forsendelse, så der er noget wiggle room i tilfælde af en backorder.[8]
    • Du vil ikke have en udstiller til at konkurrere uden et nummer eller at præsentere en pris uden at have et bånd.
  3. 3 Få lokale virksomheder til at sponsorere arrangementet. Sponsorater er en anden god pengeinvesteringsmulighed. Nå ud til lokale virksomheder (hestrelaterede virksomheder kan være af særlig interesse) om at betale for deres navne at blive opført på klasselisten eller på anden måde annonceret på arrangementet.[9]
  4. 4 Fremme showet med lokale klubber, gårde og medier. Lav en pressemeddelelse, der indeholder showens detaljer, kontaktoplysninger og oplysninger om din organisation, og send den til lokale aviser og nyhedskanaler. Postflyvninger på lokale virksomheder, gårde og hesteklubber. Opret en Facebook-begivenhed, og få dine medarbejdere til at dele arrangementet på deres sociale medier.[10]

Del fem af seks
Håndtering af sikkerhedsproblemer

  1. 1 Bestem, om du har brug for nødpersonale på showet. Hvis dit show er tilknyttet en rytterforening, skal du finde ud af, om de har brug for medicinsk personale til at være til stede. For små begivenheder, især i nærheden af ​​et hospital, er et nødteam normalt ikke nødvendigt. Hvis du forventer hundredvis af mennesker til at deltage, er det klogt at have en ambulance- og beredskabsteam på grunden.
    • Husk, at du bliver nødt til at faktor nødforbrugsafgifter i dit budget.
    • Hvis du ikke har nødpersonale til stede, skal du kontakte dine lokale beredskabstjenester før arrangementet, så de kommer til at ringe. Rådgive dem om ikke at bruge sirener og lys i nødstilfælde, da de kan skræmme heste.
  2. 2 Køb eventforsikringsdækning. Det kan være nødvendigt at købe eventforsikring afhængigt af din lokale lovgivning, dit sted og dine tilknyttede foreninger. Selvom du ikke er påkrævet, er det klogt at forsikre dit show, hvis det overhovedet er muligt.
    • Minimum forsikringskrav vil afhænge af din begivenheds størrelse, din placering og din lokalitet og organisationens krav. For eksempel kræver USEF (US Equestrian Federation) et minimum på $ 1.000.000 tredjeparts generel ansvar dækning og $ 50.000 på udstyr og ejendom.[11]
  3. 3 Leje en off-duty politibetjent eller anden sikkerhed. Din forsikring, lokale forordninger eller tilknyttede organisationer kan kræve, at du ansætter sikkerhed for din begivenhed. Kontakt din lokale politimand eller sheriffafdeling for at oprette toldsikkerhedstjeneste.[12]
    • Hvis du ikke er forpligtet til at have en off duty officer, kan du ansætte private civile sikkerhedsvagter. Mens de normalt er en mere overkommelig løsning, skal du huske at private sikkerhedsvagter ofte ikke har så meget træning og erfaring.
  4. 4 Kræver udstillere at indsende sundhedscertifikater. Dine udstillere skal indsende nuværende sundhedscertifikater for at bevise, at deres heste har et godt helbred. De bør fremlægge bevis for rabiesvaccination og en negativ Coggins-test.[13]
    • Sørg for at bemærke disse i dine adgangskrav.
  5. 5 Har en farrier og dyrlæge til stede eller på opkald. For større shows skal en farrier, eller skospecialist, og en heste dyrlæge oprette stationer på grunden. Din tilknytning kan kræve deres tilstedeværelse. Hvis du holder et mindre show, skal du have en lokal farrier og dyrlæge på opkald i tilfælde af problemer.[14]
  6. 6 Overvåg vejrudsigterne. Let regn vil ikke forstyrre nogle konkurrencebegivenheder, men storm og lyn vil lukke dit show. Sikkerhedskoordinatoren skal overvåge prognoser frem til showet. Hvis der er nogen chance for dårligt vejr, skal de spore storme ved hjælp af en radar mobil app eller vejrradio.[15]
    • Planlægning af en regndato er klog, hvis du har booket et udendørs sted.
  7. 7 Undersøg grundene for sikkerhedsrisici. Flere dage før arrangementet skal du tjekke ringen, boderne, partierne og andre steder for alt, der kan true heste eller deltagere. Eksempler er huller, klipper, skarpe genstande og ødelagte hegn. Arbejd med lokalet for at rette op på eventuelle problemer, du finder sted.
    • Gør endnu en dobbel check dagen før arrangementet.

Del seks af seks:
Kører showet

  1. 1 Opsæt udstyr og stationer på forhånd. Positionsspring og andre forhindringer natten før arrangementet. Om morgenen af ​​arrangementet skal du oprette registreringstabellerne, eller hvor udstillere modtager deres backnummer, klasse- og prislister og anden info. Indstil indrømmelser stand, kølere og grill et par timer før arrangementet.
    • Om morgenen af ​​arrangementet har du et personale til rådighed for at modtage og oprette siddepladser, bærbare toiletter og andet udstyr, du måske har lejet.
  2. 2 Hold et personale møde mindst en halv time før showet. Saml udvalget og sørg for, at installationsopgaverne er gennemført. Kør gennem showets ordre fra åbningsceremonier og individuelle arrangementer til præsentationspræsentationen. Gennemgå sikkerhedsplaner, nødsituationer og veterinærpersonale, og hvilke områder er kun udpeget til udstillere.
  3. 3 Udfør showet og løse eventuelle problemer. Øjeblikket er endelig kommet! Hold åbning ceremonier og individuelle begivenheder, og præsentere præmier, når scorene er optalt. Være tilgængelig til at håndtere problemer fra dommeren, der har brug for en badeværelsespause til et publikums besvimelse.
  4. 4 Bryde faciliteterne ned. Når showet er slut, vil udstillerne laste op deres trailere og gæsterne vil gøre deres vej til deres biler. Oprydning af affald, nedbrydning af borde og styring af hindringer, traktorer, blegemidler og andet lejet udstyr. Hvis lokalet har personale ved hånden, skal du arbejde med dem for at returnere rummet til de normale forhold.[16]
  5. 5 Vurdere showets drift. Identificer måder at gøre fremtiden viser, at du planlægger endnu bedre. Tjek showets udgifter og indtægter, og se efter måder det kunne være mere rentabelt i fremtiden. Tal med alle medarbejdere om, hvad der fungerede godt, og hvad der skal forbedres. Stil spørgsmål som:[17]
    • Var der nogen operationelle hikke? Var overgange mellem individuelle arrangementer glatte?
    • Var showet fuldt bemandet? Over-bemandet?
    • Var udstillerposter og offentlig deltagelse i overensstemmelse med forventningerne? Kunne showet have haft gavn af mere reklame?