Kaizen stammer fra Japan. Omfattet oversat betyder ordet "god forandring". Konceptuelt er det praksis med løbende forbedring, personligt eller professionelt. Kaizen er meget udbredt inden for ledelse og industri som et buzzword for processen med at styre hold i retning af at udvikle og implementere strategier for vedvarende vækst og forbedring. Uanset konteksten er de primære fokuser på kaizen at eliminere affald eller "muda" og præcisere en given proces eller aktivitet for at give de bedst mulige resultater.[1]

Metode En af tre:
Efter Kaizen-filosofien

  1. 1 Tag små skridt fremad. Den mest grundlæggende forudsætning for kaizen filosofi er at indføre trinvise forbedringer over tid. Det kræver en løbende, samarbejdsproces med gradvise forbedringer for at optimere produktivitet, effektivitet og / eller kvalitet.[2]
    • Det betyder, at du skal respektere processen og forpligte dig til det på lang sigt. Kaizen fungerer bedst, når det er vedtaget som en livsstil eller kultur.
  2. 2 Fokus på specifikke, brugbare processer. Du kan blive overvældet af det store billede og omfanget af de overordnede ændringer, du gerne vil lave. Kaizen gør det store billede helt håndterbart ved at bryde det ned i målbare, målrettede forbedringer. Hvis du gør det, forbedres dine chancer for at lykkes på kort og lang sigt samt din evne til at måle dine succeser undervejs.[3]
    • For eksempel kan du i stedet for at forsøge at foretage en fuldstændig revision af din salgsstrategi fokusere på at forbedre en ting ad gangen gennem en bestemt metode, f.eks. At øge salget til en bestemt demografisk gennem retargeting-applikationer eller specialtilbud.
    • Ændring kan føle sig risikabel og generere modstand. Denne tilgang kan være særlig nyttig i kollektive indstillinger, fordi det giver alle mulighed for at komme "om bord" med ændringer, da de ikke er alarmerende eller drastiske.
    • Denne filosofi kræver også, at folk sætter ind på processer i stedet for at bo på resultater. Selvom det endelige mål er at forbedre resultaterne, er du mere tilbøjelige til at komme derhen, når du fokuserer på, hvordan du forbedrer processen.
  3. 3 Eliminer affald og overskud. En af de bedste måder at forbedre en given proces på, ifølge kaizen, er at finde ud af, hvilke trin du kan tage for at reducere enhver spildtid eller ressourcer, der er forbundet med det.[4]
    • Hvis du for eksempel forsøger at forbedre din personlige tidsstyring, kan du muligvis identificere de ting, du bruger mest tid på, og vurdere, hvor meget værdi hver aktivitet tilføjer til dit liv og / eller karriere. Hvis du finder ud af at håndtering af dine e-mails tager for meget tid i forhold til den værdi, de tilbyder, kan du tage skridt til at sikre, at du bruger mindre tid i din indbakke.
  4. 4 Handle. Efter kaizen-principper bør du bruge din mentale energi til at tænke på, hvordan man gør noget, ikke for at undskylde hvorfor det ikke kan opnås. Principperne opfordrer dig til at gøre hvad du kan gøre nu og til at komme med nye løsninger til de ting, der traditionelt har været set som umulige at ændre.[5]
    • Når du tager skridt til at foretage positive ændringer, spørger kaizen folk om at se bort fra begrænsningerne i konventionel eller status-quo-tænkning. I stedet skal du henvende dig til hvert problem eller mål på egne vilkår.
  5. 5 Tegn på dine mentale ressourcer. Ifølge kaizen-filosofien bør din vigtigste ressource for at skabe gode forandringer være visdom snarere end penge. Som en strategi fokuserer den på at tappe kollektiv visdom mod at implementere et stort budget for at rette ting.[6]
    • Den nemmeste måde at gøre dette på er at samle dine jævnaldrende eller kollegaer til brainstorm løsninger til særlige problemer, der kunne implementeres med det samme.
    • Hvis du for eksempel forsøger at forbedre din interne kommunikation, kan du arbejde sammen om at komme op med interne listservers, filtre, tagningssystemer og / eller protokoller, der ville løse mange af dine problemer uden at stole på at købe ny software eller ansætte en konsulent.
    • I det lange løb må du muligvis foretage nogle monetære investeringer, men kaizen giver dig mulighed for at udnytte de ressourcer, du allerede har til rådighed, bedst muligt.

Metode To af tre:
At sætte Kaizen i aktion i dit personlige liv

  1. 1 Vælg et personligt område til forbedring. Dette kan være alt fra en dårlig vane, som du ønsker at rette op på en god adfærd, du vil dyrke, en færdighed, du vil udvikle til noget, du vil opnå. Når du har et mål i tankerne, kan du begynde at anvende kaizen for at opnå det.[7]
    • For eksempel kan du forbedre din fitness, holde op med at ryge, berige dit sociale liv eller bruge din fritid mere meningsfuldt eller produktivt.
  2. 2 Identificer små, specifikke opgaver, der vil bidrage til dit mål. Igen vil du nærme dig dit mål et skridt ad gangen, så start med at planlægge dit første skridt. Forsøg ikke at tackle alt, hvad du vil ændre på en gang; fokusere på at bryde dit mål ned i målrettede målbare handlinger, som du kan tage for at forbedre.[8]
  3. 3 Prioriter dine handlinger. Når du har opregnet alle de mulige handlinger, du kan tage, er det tid til at bestemme, hvilken rækkefølge du vil forfølge dem. Hvordan du vælger at prioritere opgaverne, er op til dig.[9]
    • Hvis du føler dig overvældet, start med den handling, der er nemmest at implementere og gå derfra. Hvis du føler dig motiveret, start med den handling, der vil gøre den største forskel.
  4. 4 Opret en tidslinje for hver opgave. Du vil have hvert trin til at være en handling, som du gradvist udvikler til en vane. Således som du planlægger, bør du bestemme en tidslinje for hvert trin eller en handling, der beskriver dine trinvise forbedringer.[10]
    • For eksempel, hvis du forsøger at holde op med at ryge, skal du oprette en plan for, hvor meget du vil reducere dit forbrug af cigaretter hver uge.
    • Hvis du ønsker at forbedre din fitness, skal du starte med at lave en lille trappe op til kontoret hver dag i stedet for elevatoren. Når du har lavet den rutine, kan du begynde at træne i 20 minutter to gange om ugen og gradvist øge varigheden, frekvensen og / eller intensiteten af ​​dine træningsprogrammer.
  5. 5 Hold styr på dine fremskridt. Du vil gerne kunne gennemgå din forbedring over tid, så du skal oprette et system til optagelse af det.[11]
    • Da kaizen er en daglig praksis, er en kalender et godt værktøj til optagelse og kontrol af dine fremskridt. Du skal blot skrive ned hvad du gør mod dit mål hver dag. Andre muligheder inkluderer diagrammer eller tjeklister, så du kan se, om du holder fast i din plan.
    • At holde styr på dine fremskridt vil også give dig mulighed for at foretage justeringer efter behov. Husk, kaizen er en løbende proces, så du bliver nødt til at holde planlægning, handling og justering, mens du går. Hvis du ikke får de ønskede resultater, er det tid til at ændre metoden.
  6. 6 Tilføj trin, indtil du når dit mål. Når du har optimeret en proces eller integreret en praksis i dit liv, er det tid til at gå videre til det næste trin, der hjælper med at forbedre hele.[12]

Metode Tre af tre:
Anvendelse af Kaizen på arbejdspladsen

  1. 1 Identificer områder for forbedring. Du ønsker måske at fokusere på kundens eller medarbejdernes tilfredshed, kvalitet, effektivitet eller produktivitet i bestemte afdelinger, produkter eller tjenester. Lav en liste over alle de områder, hvor du vil se positive ændringer, og vælg derefter en til at begynde med.
    • Hvis du ikke ved, hvor du skal starte, skal du udarbejde en måde at prioritere dine mål på. For eksempel kan du begynde med de områder, der påvirker dine kunder mest eller med et område, der har størst mulighed for øjeblikkelig forbedring.
  2. 2 Vurdere aktuelle tilstandsprocesser. For at fokusere din anvendelse af kaizen principper, skal du tage tid til at dokumentere og vurdere eksisterende arbejdsprocesser. Dette skal omfatte registrering af de aktuelle trin, tid og ressourcer, der kræves for hver, og de samlede resultater af processen.[13]
    • Hvis du for eksempel vurderer en designproces, skal du dokumentere hvert trin i processen samt personale, tid, udstyr og omkostninger involveret i hvert trin. Du skal også have tallene for, hvor meget der produceres og hvor meget overskud der genereres fra den nuværende proces.
    • Mange virksomheder gør dette gennem "value stream mapping", som kortlægger hvert trin i en proces og vurderer værdien og / eller affaldet der genereres af det pågældende trin. Når du ved, hvor godt hvert trin fungerer, er det nemmere at identificere steder til forbedring.[14]
    • Jo flere oplysninger, input og data, du har om, hvordan en proces i øjeblikket virker, og de resultater, den producerer, jo bedre er du i stand til at ændre den til det bedre.
  3. 3 Indstil visionen for den fremtidige tilstand. Når du forsøger at foretage ændringer i et bestemt område, er det godt at have en ide om, hvor du vil gå. På den måde kan du identificere huller mellem, hvor du er og hvor du vil være. Disse huller er netop hvor du skal implementere kaizen principper.[15]
    • For eksempel, hvis du forsøger at forbedre kundeservice, kan du bemærke, at din nuværende tilstand for en gennemsnitlig svarstid til en online forespørgsel er 72 timer, mens din fremtidige tilstand kræver en svarstid på under 24 timer.
  4. 4 Brainstorm mulige løsninger. Når du har lagt ud informationen og visionen for en målproces, er det tid til at trykke på alle, der er forbundet med den proces, for at komme op med potentielle handlinger, du kan tage for at forbedre det. At have mange mennesker med forskellige perspektiver involveret i din brainstorming session vil øge dine chancer for at skabe et robust udvalg af løsninger.
  5. 5 Planlæg målrettede, målbare handlinger for at skabe forbedringer. Gennemgå dine forbedringsplaner i en række små ændringer eller trin. Beslut om en rimelig tidsramme til gennemførelse af hver trinvis ændring.[16]
    • Hvis du for eksempel forsøger at forbedre kvaliteten af ​​et bestemt produkt, kan du begynde med at forbedre behandlingen af ​​sine kernematerialer, derefter arbejde med at honey produktionsudstyret og derefter forbedre procedurerne for kvalitetskontrol.
  6. 6 Implementér "5S-metoden."En af de traditionelle kaizen-handlingsplaner for optimering af arbejdspladsprocesser kaldes" 5S-metoden "-" seiri, seiton, seiso, seiketsu, shisuke "på japansk. Trinnene er: sortere, rette, skinne, standardisere og opretholde. Det vil sige, afgøre, hvad der ikke er nødvendigt, organisere, hvad der er tilbage, holde processen ren og affaldsfri, standardisere, hvordan den fungerer, og fortsæt med at opretholde og forbedre de standarder, du har angivet.[17]
    • Hvis du f.eks. Anvender dette på en fremstillingsproces, kan du begynde med at fjerne unødvendigt udstyr fra din arbejdsplads, og sørg for, at det resterende udstyr er ordentligt arrangeret for arbejdstagerne og at sikre, at der er en vedligeholdelsespolitik på plads for at holde dit nyligt organiserede rum rent og velfungerende. Derefter kan du bruge dine forbedringer til at udpege en ny fremstillingsprotokol, som du løbende vurderer for mulige tweaks for at gøre det mere effektivt.
  7. 7 Gør planlægningsprocessen så indbefattet som muligt. Alle, der er involveret i en proces, uanset deres rang, bør være involveret i kaizen planlægning og beslutningstagning. Dette sikrer, at de mennesker, der kender processen bedst, er til stede for at tilbyde mulige forbedringer.Det betyder også, at alle allerede er "om bord", når det kommer til gennemførelse af trinvise ændringer.[18]
  8. 8 Gennemfør handlingsplanen og overvåg resultaterne. Hold processen på rette spor ved at sikre, at alle har en opdateret arbejdsplan eller en liste over de nødvendige aktiviteter og tidsrammer for hvert trin. Mål forbedringer som du går for at kontrollere, at processen virker.[19]
    • For eksempel, hvis du anvender kaizen for at gøre en fremstillingsproces mere effektiv, skal du registrere, hvor meget tid der gemmes, og hvor mange enheder der produceres pr. Time. På den måde kan du tjekke for at se, at de ændringer, der gennemføres, faktisk fører til de forventede forbedringer.
    • Kaizen opfordrer til løbende evaluering af en proces. Når du har lavet den første runde forbedringer, er det tid til at tjekke tilbage for at foretage justeringer eller se, hvilke andre tiltag der kan træffes for at forbedre.