Denne wikiHow lærer dig, hvordan du bruger funktionen "Mail Merge" i Microsoft Word. Mail Merge giver dig mulighed for at bruge et regneark med kontaktoplysninger til automatisk at tildele en anden adresse, navn eller andet stykke information til hver kopi af et dokument. Dette er nyttigt, når du tilpasser nyhedsbreve eller udsagn, da du ikke behøver at skrive for hver persons navn eller adresse øverst på hvert dokument.

Første del af tre:
Oprettelse af et kontaktark

  1. 1 Åbn Microsoft Excel. Microsoft Excels appikon ligner en hvid "X" på en mørkegrøn baggrund. Excel-siden "Ny" åbnes.
    • Hvis du allerede har et kontaktark i Excel, skal du springe videre til at importere Excel-kontakterne i stedet.
  2. 2 Klik Blank arbejdsbog. Det er øverst til venstre på siden "Ny". Dette åbner et nyt, blankt Excel-dokument.
  3. 3 Tilføj dine kontaktoverskrifter. Starter i celle A1 og flytte lige derfra skal du indtaste følgende overskrifter:[1]
    • Fornavn - Dine kontaktpersoners fornavne vil gå i denne kolonne (celle A1).
    • Efternavn - Dine kontaktpersoners efternavne vil gå i denne kolonne (celle B1).
    • Tel - Dine kontaktpersoners telefonnumre vil gå i denne kolonne (celle C1).
    • Vejnavn - Dine kontaktadressers gadenavn vil gå i denne kolonne (celle D1).
    • by - Dine kontaktpersoners bopælssteder vil gå i denne kolonne (celle E1).
    • Stat - Dine kontaktpersoners bopælssteder vil gå i denne kolonne (celle F1).
    • ZIP - Dine kontaktpersoners postnumre vil gå i denne kolonne (celle G1).
    • E-mail - Dine kontaktpersoners e-mailadresser vil gå i denne kolonne (celle H1).
  4. 4 Indtast dine kontaktoplysninger. Begynd i kolonne A, celle 2, begynder du at indtaste kontaktoplysningerne for hver af de personer, som du vil generere en mailfusion til.
    • Sørg for, at disse oplysninger er korrekte, inden du fortsætter.
  5. 5 Gem dit dokument. For at gøre det:
    • vinduer - Klik Fil, klik Gem som, Dobbeltklik Denne pc, klik på en gem lokalisering i venstre side af vinduet, skriv dokumentets navn i tekstfeltet "Filnavn", og klik på Gemme.
    • Mac - Klik Fil, klik Gem som… , indtast dokumentets navn i feltet "Gem som", vælg en gemmeplacering ved at klikke på "Hvor" feltet og klikke på en mappe og klikke på Gemme.
    • Husk den valgte gemte placering - du skal finde Excel-regnearket senere.
  6. 6 Luk Excel. Klik på knappen x i øverste højre hjørne af Excel (Windows) eller den røde cirkel i øverste venstre hjørne (Mac). Du kan nu fortsætte med at oprette mailfusion i Microsoft Word.

Del to af tre:
Importerer kontakter til Word

  1. 1 Åbn Microsoft Word. Ikonet Word-app ligner en hvid "W" på en mørkblå baggrund. Som med Excel åbnes "Ny" siden.
    • Hvis du har et eksisterende Microsoft Word-dokument, som du vil importere Excel-kontakterne i, skal du i stedet dobbeltklikke på det for at åbne det og springe over det næste trin.
  2. 2 Klik Blank dokument. Det er en hvid boks øverst til venstre på siden. Et tomt Microsoft Word-dokument åbnes.
  3. 3 Klik på knappen forsendelser fane. Denne fane er øverst i Microsoft Word-vinduet. En værktøjslinje vises lige under rækken af ​​faner her.
  4. 4 Klik Vælg modtagere. Det er i afsnittet "Start Mail Merge" i forsendelser værktøjslinje. Hvis du gør det, får du en rullemenu.
  5. 5 Klik Brug en eksisterende liste ... . Du finder denne mulighed i rullemenuen. Et nyt vindue åbnes.
    • Hvis du nogensinde vil bruge Outlook-kontakter i stedet, kan du vælge Vælg fra Outlook Kontakter mulighed i rullemenuen.
    • Du kan også skrive en midlertidig liste over kontaktoplysninger i Word ved at vælge Skriv en ny liste mulighed. Dette er nyttigt, når du kun skal oprette en håndfuld kontaktoplysninger.
  6. 6 Vælg dit Microsoft Excel-kontaktark. Klik på den mappe, hvor du gemte Excel-arket på venstre side af vinduet, og klik derefter på Excel-arket for at vælge det.
  7. 7 Klik Åben. Det er i nederste højre hjørne af vinduet.
  8. 8 Bekræft beslutningen. Klik på Excel-arkets navn i pop op-vinduet, og klik derefter på Okay nederst i vinduet. Dit Excel-ark vælges som det sted, hvorfra dine kontakter skal indlæses.
    • Kontroller, at afkrydsningsfeltet "Første række af data indeholder kolonneoverskrifter" nederst i dette vindue er markeret.

Del tre af tre:
Brug af Mail Merge

  1. 1 Gå til det sted, hvor du vil indsætte kontaktoplysninger. Find det sted, hvor du vil indsætte kontaktoplysninger (f.eks. Toppen af ​​dokumentet) og klik på det for at placere markøren der.
  2. 2 Klik Indsæt flettefelt. Det er en mulighed i afsnittet "Skriv og indsæt felter" i forsendelser fane. En rullemenu vises.
    • Du skal muligvis klikke på forsendelser fan igen inden du gør dette.
  3. 3 Vælg en type information. I rullemenuen skal du klikke på navnet på et af overskrifterne fra dit Excel-dokument for at indsætte det.
    • For eksempel vil du klikke på Fornavn i rullemenuen, hvis du ønskede at indsætte et tag til kontaktpersoners fornavne.
  4. 4 Tilføj eventuelt andre oplysninger. Dette kan omfatte kontaktadresser, efternavne, telefonnumre osv.
  5. 5 Klik Afslut og flette. Det er i den yderste højre side af forsendelser fanens værktøjslinje. Dette anmoder om en rullemenu.
  6. 6 Vælg en sammenfletning. Klik på et af følgende:
    • Rediger individuelle dokumenter - Åbner hver modtagerens dokument, så du kan tilpasse dokumenterne yderligere.
    • Udskriv dokumenter ... - Giver dig mulighed for at udskrive en kopi af dit dokument for hver enkelt person, der er angivet i dit kontaktark.
    • Send e-mail-meddelelser ... - Giver dig mulighed for at sende dokumenterne som e-mails. Kontakternes e-mail-adresser vælges som destinations-e-mailadresser.
  7. 7 Følg vejledningen på skærmen. Afhængigt af din valgte indstilling får du en yderligere formular til at gennemgå (for eksempel, hvis du har valgt E-mail, skal du indtaste et emne og derefter klikke på Okay). Det gør du ved at færdiggøre brevfletningsprocessen.