Besvarelsen af ​​telefonen er en vigtig livskompetence. Professionelle situationer, som f.eks. En virksomhedsopkald eller et opkald fra en potentiel arbejdsgiver, kan kræve en mere formel hilsen. Hvis du tager opkald fra en ven, en forelskelse eller et familiemedlem, vil du gerne svare mere afslappet og naturligt. Hvis du besvarer et opkald fra et ukendt eller privat nummer, skal du fejl på siden af ​​formalitet og forsigtighed.

Metode En af tre:
Besvare en telefon på arbejdspladsen

  1. 1 Hold det professionelt. Når du besvarer telefonen på dit kontor, ved du ikke altid, hvem der er i den anden ende af samtalen. Besvarelsen af ​​telefonen professionelt vil starte uanset samtale, du er ved at komme ud på højre fod.
    • Når du er i tvivl, svar med en simpel "Hej, det her er Carl."
    • Selv hvis du har opkalds-id, kan det være din chef, der ringer fra en kollegas telefon! Besvare telefonen med "Ja, hvad?" kan give folk et negativt eller alt for casual indtryk af dig.[1]
  2. 2 Fokus på samtalen. Vær absolut til stede. Stop, hvad du måske gør, og tag et øjeblik til at forberede.
    • Bær det ansigt, du vil projektere, før du tager telefonen op. Det gør en forskel: om du smiler, frowning eller keder dig til tårer, vil din opkalder høre det i din tone.
    • Afstå fra at klikke rundt på internettet eller distrahere dig selv under opkaldet. Hvis du ikke er forlovet, vil den, der ringer op, kunne fortælle.
  3. 3 Identificer altid dig selv. I forretningssituationer er det hensigtsmæssigt at besvare telefonen med dit navn og firma: "God morgen, tak for at kalde XYZ. Dette er Carl. Hvordan kan jeg hjælpe dig?"
    • Hvis det er et internt opkald, og du ved det, kan du svare med din afdeling og navn: "Hej, dette er WebDev, Carl talende. Hvordan kan jeg hjælpe dig i dag?" Dette vil lade din opkalder vide, at de har nået den rigtige person, og at du er klar til at hjælpe dem. At holde en venlig og personlig tone vil gøre opkaldet meget mere behageligt for alle.
    • I mange kontorsituationer er der retningslinjer for at besvare telefonen, som alle medarbejdere skal følge. Altid projekt oprigtighed, uanset hvor dum de blækkede linjer kan synes - kunden vil være i stand til at fortælle forskellen, hvis du er begejstret, i modsætning til bare at læse cue-kortet: "Velkommen til Good Burger, Home of the Good Burger!" Det lyder helt latterligt, hvis du ikke siger det med overbevisning.
  4. 4 Svar med et passende niveau af dekorum. Vær tålmodig, respektfuld og optimistisk. Gør dit bedste for at være hjælpsomme. Forsøg ikke at tale for uformelt, før du ved hvem den, der ringer op.[2]
    • Hvis højttaleren ikke introducerer sig selv, siger: "Må jeg spørge, hvem der ringer?" Det er vigtigt at vide, hvem der ringer, hvis du skal kontakte dem igen eller overføre dem til en anden linje. Denne gestus gør det også muligt for den, der ringer op, at han eller hun behandles personligt og i forlængelse af at han eller hun betyder noget. Det er vigtigt at opbygge positive samarbejdsforhold med folk, der kontakter dig mere end én gang.
    • Prøv ikke at være uhøflig, selvom du er frustreret. Husk at i en arbejdsindstilling afspejler dine ord og handlinger direkte på din virksomhed. Hvis du reflekterer dårligt på din virksomhed, kan du køre væk forretninger - og dine vejledere må ikke tage venlig trenden.
  5. 5 Vær forberedt på at tage en besked. Hvis nogen ringer til at tale med din vejledende eller medarbeider, men du er den eneste person til rådighed for at tage opkaldet, spørg høfligt hvem der ringer og bede dem om at angive deres formål. Lyt omhyggeligt og optag så meget relevant information som muligt: [3]
    • Hvis den person, de forsøger at nå, ikke er tilgængelig for at tale, skal du fortælle opkaldsmanden: "Jeg er ked af det, men Mr. O'Halloran er ikke tilgængelig lige nu. Kan jeg tage en besked?"
    • Sørg for at registrere personens navn, telefonnummer og grund til at ringe. Måle hvor hurtigt opkaldet virker - virker opkalderen som om de har brug for noget der tages hånd om inden for de næste to timer, eller bare inden for den næste uge? Hvis det er et vigtigt forretningsopkald, vil du gerne håndtere problemet så hurtigt og effektivt som muligt - så sørg for at videresende meddelelsen så hurtigt som muligt.
  6. 6 Vær forsigtig med at indsamle opkald. Hvis du ikke genkender en person, og han eller hun beder om oplysninger om dig eller andre, skal du være forsigtig med ikke at give væk for meget om virksomhedens indre funktion.
    • Selvom den, der ringer op, giver et navn og identificerer sit firma, skal du være forsigtig, medmindre de er en betroet kontaktperson. Hvis du ikke er sikker, skal du sætte den, der ringer op, i et øjeblik og spørge en kollega til rådgivning: "Har vi gjort forretninger med en person ved navn Dave Neal før? Han stiller mange spørgsmål om vores processer og kapacitet, og jeg vil sikre mig, at jeg kan stole på ham. "
    • I en forretningssituation erklæres "Beklager, sir / fru. Selskabspolitik er, at jeg ikke har lov til at udlevere disse oplysninger. Kan jeg få flere detaljer om hvorfor det er nødvendigt?" og lav din vurdering derfra.

Metode To af tre:
Besvarelse af din personlige telefon

  1. 1 Skræddersy din hilsen til den, der ringer. Hvis du ved, hvem der ringer, baseret på opkalds-id og erfaring, er du velkommen til at hilse på den person, som du ville ansigt til ansigt. Hvis du ikke ved hvem der ringer, skal du svare mere formelt og vente på den, der ringer op, for at angive deres formål.
    • For en standard, internationalt accepteret hilsen: Sig "Hej?" Svar med en lille opadgående bøjning i slutningen af ​​din hilsen, som om du stillede et spørgsmål. "Hej?" Dette vil bede den, der ringer op, og i de fleste tilfælde vil de fortsætte med at forklare, hvorfor de ringer.
    • Hvis en ven ringer, hilse dem tilfældigt: "Hej, Tom! Hvordan går det?"
    • Hvis en vejledende, en bekendt eller en potentiel arbejdsgiver kalder, hilser dem mere formelt, men med en luft af fortrolighed: "God aften, hr. Lynch. Hvordan har du det?"
    • Hvis du ikke ved hvem der ringer, vende tilbage til en simpel "Hej?"
  2. 2 Når du siger "Hej?", vent på, at opkalderen svarer. Når du siger "Hej?", Bedes du ringe til at introducere ham selv. Gennemgå følgende eksempel med dine ord i dristig og opkalderens ord i kursiv:
    • "Hej?"
    • "Hey, Carl, det er Tom."
    • "Åh, hej Tom! Hvad sker der?"
    • "Jeg ringer bare for at se om du er omkring senere. Jeg tænkte på at se den nye Star Wars-film."
    • "Hej ja, jeg er nede for at se den nye Star Wars-film!"
  3. 3 Tilpas din hilsen. Da du bliver mere erfaren til at besvare telefonen, kan du begynde at udvikle hilsemønstre og specifikke sætninger, som du bruger igen og igen.
    • Overvej at identificere dig selv med din hilsen: "Hej, det her er Carl." eller "Carl talende".
    • Overvej at eksperimentere med uformelle variationer af "Hej?": "Hej!" eller "Hiya!" eller "Hey, hvad sker der?" eller "hej, hvordan går det?" Disse uformelle hilsner passer bedst til venner og ikke-professionelle bekendte.
  4. 4 Konfigurer en telefonsvarerbesked for de gange, du ikke kan besvare telefonen. Enhver fra venner til forældre til arbejdsgivere kan lukke op med at høre din voicemail, så sørg for at det er høfligt og direkte. Undgå joke eller prank taleoptagelser, medmindre du er helt sikker på, at kun dine venner vil ringe.
    • Sig: "Du har nået Carls telefonsvarerkasse. Jeg er ked af, at jeg ikke kan ringe til telefonen lige nu. Forlad en besked, og jeg kommer tilbage til dig så snart jeg kan."
    • Overvej at oprette en familieoptagelse, hvis du bruger en hjemtelefon. Sig, "Hej, dette er familien Rogers. Beklager, vi kan ikke komme til telefonen lige nu, men lad os få besked, og vi ringer tilbage så snart vi kan!" Du er velkommen til at have det sjovt med familieoptagelser - prøv at få hele din familie til at tale som et kor, eller få hvert familiemedlem til at sige en del af meddelelsen.
    • Overvej at spørge direkte til opkaldsoplysninger, i stedet for bare at spørge opkaldere for at forlade en besked: "Venligst forlad dit navn, nummer og formål til at ringe, og jeg vil returnere dit opkald, så snart det er praktisk." Denne mere specifikke tilgang kan være bedst egnet til et nummer, hvor du forventer at modtage mange professionelle opkald.

Metode Tre af tre:
Besvarelse af et opkald fra et ukendt nummer

  1. 1 Overvej hvem der kan ringe til dig. Hvis du forventer et opkald fra nogen - en ny bekendtskab, en organisation eller en potentiel arbejdsgiver - svar telefonen med dette i tankerne. Måle om situationen kræver en lidt mere formel eller en lidt mindre formel hilsen - men fejl på formalitetssiden, bare i tilfælde.
    • Svar høfligt og semi-formelt, i dette tilfælde. En simpel "Hej?" vil gøre. Du behøver ikke at identificere dig med det samme - hvis opkalderen kender dig personligt eller har navnet på en liste, spørger han eller hun: "Hej, må jeg tale med Carl?"
    • Hvis opkaldet er angivet som "ukendt" eller "blokeret", behøver du ikke føle dig forpligtet til at svare på telefonen. Svar, hvis du vil, eller vente blot for at se, om den, der ringer op, har et voicemail. Du kan altid ringe nogen tilbage, hvis det er vigtigt.
  2. 2 Vær på udkig efter prank calls. Hvis du svarer på telefonen, og opkaldet hurtigt bliver latterligt eller støtende, kan du have været prank-kaldet. Nogle prank callers er vulgære og indlysende, men andre prank callers vil forsøge at narre dig til at tro, at det er et legitimt vigtigt opkald. Deal med prank callers som du ville beskæftige sig med mobber: Hvis du bliver på linjen og spiller i deres prank, vil det kun opmuntre dem. Det kan være nyttigt at holde sig på linjen og spille sammen, men hvis det giver dig indblik i, hvem der ringer. Nogle amerikanske telefonselskaber tilbyder en opkaldssporingstjeneste: Hvis du ringer * 69, når du har hængt telefonen, vil en automatiseret meddelelsestjeneste give dig offentlig information om det sidste nummer, der ringede til dig.[4]
  3. 3 Vær forsigtig med telemarketers. Hvis du besvarer et opkald fra et ukendt nummer, og personen på den anden ende af linjen begynder at stille dig spørgsmål om dig selv, kan de forsøge at få dine penge.
    • Telemarketers kalder dusinvis af mennesker hver dag, og mange af disse mennesker er ikke interesserede i, hvad de sælger. Må ikke være dårlig at sige, "Tak for at ringe, men jeg er ikke interesseret. Hav en god dag!" og hængende op. Spild ikke din tid eller deres.
    • Hvis du ikke ønsker at modtage flere opkald fra dette firma, så spørg telemarketeren at placere dit nummer på deres "Ikke ring" -liste. Mange virksomheder vil overholde din anmodning, og de vil ikke genere dig mere.
    • Hvis du er interesseret i, hvad en telemarketer sælger, er du velkommen til at blive på linjen og lytte til banen. Husk at jo længere du bliver på linjen, desto mere vil de forsøge at sælge dig!
    • Hvis de beder om dig eller et andet medlem af din husstand, så spørg dem om deres navn og organisation, før du fortæller dem noget. Det sidste du vil gøre, er at give telemarketers for meget information! Hvis de er cagey eller ikke vil sige, hvem de er, husk - du er ikke forpligtet til at fortsætte med at tale med dem.