Foretagelse af telefonsamtaler kan føles lidt nervøs, især i betragtning af, hvor meget kommunikation nu sker digitalt. Intet kan ganske enkelt erstatte lyden af ​​en menneskelig stemme, og nogle gange er det bare mere praktisk at foretage et opkald. Så længe du taler høfligt og naturligt, kan enhver håndtere det grundlæggende. Men for at gøre opkaldet så effektivt som muligt, skal du identificere dets formål, før du henter telefonen, og husk det, mens du taler.

Første del af tre:
Forbereder et opkald

  1. 1 Identificer det specifikke formål med dit opkald. At vide præcis, hvorfor du vil tale med nogen, vil stoppe dig fra at føle dig nervøs for at genere dem eller spilde deres tid, eller endda bare vandre. Inden du besvarer opkaldet, skal du reflektere et øjeblik på dens formål og skrive det ned. Du kan f.eks. Tænke:[1]
    • Har du brug for at få oplysninger?
    • Ønsker du at sælge noget, eller overbevise personen om en ide?
    • Har du brug for at bede om personens hjælp eller støtte?
  2. 2 Forbered kuglepunkter for de ting, du skal nævne. Et par noter hjælper med at holde dit opkald på rette spor. "Cheat sheet" kan også hjælpe dig med at føle dig mere selvsikker, da du ikke vil glemme, hvad du skal nævne. For eksempel, hvis du ringer til at spørge nogen til et møde, kan du måske skrive ned:[2]
    • Formålet med mødet.
    • Hvornår og hvor mødet vil finde sted.
    • Hvad personen måtte gøre før mødet.
  3. 3 Undersøg den person, du skal ringe til. Dette er især vigtigt, hvis du ikke kender den person, der ringer personligt. Find ud af hvad du kan om dem fra kolleger, internet søgninger, sociale medier profiler mv.[3]
    • Hvis du ved lidt om personens baggrund, kan du bruge denne viden til chit-chatting i starten af ​​opkaldet. Prøv at sige noget som: "Så du arbejdede tidligere med Lanham Industries, right? Du skal kende Drew, da?
    • Undersøgelse af opkalderen hjælper dig også med at undgå faux pas. For eksempel, hvis du finder ud af, at personen har bånd til en af ​​dine konkurrenter, vil du sørge for ikke at kritisere den konkurrent.

Del to af tre:
Holde samtaler hensigtsmæssigt

  1. 1 Start med lidt skøder, men overdriv det ikke. Ring til nummeret, og forvent at ringe et par gange, før personen henter. Sig "hej" og introducér dig selv og hvor du ringer fra. Det er høfligt at starte med en smule chit-chat, især hvis du kender personen, men ikke ramble på. Hold det til et øjeblik eller deromkring.[4]
    • Hvis du kender personen, kan du starte med noget som: "Så Alyssa, sidste gang vi talte, arbejdede du på det ekspansionsprojekt. Hvordan går det? "
    • Hvis du ikke kender personen, skal du bare holde dig til noget simpelt som "Jeg håber du har det godt i dag."
  2. 2 Undgå wishy-washy sprog. At stille ting som "Er det her en god tid at ringe?" Eller sige ting som "Jeg ringer bare til ...", det lyder som om der ikke er et klart og vigtigt formål med dit opkald. Hold noterne om formålet med dit opkald foran dig, og vær sikker på, at du har en legitim grund til at ringe.[5]
    • Hvis det virkelig ikke er en god tid at snakke, vil personen i hvert fald lade dig vide.
  3. 3 Kom ned til forretningen med dit opkald. Efter introduktioner og skævheder, skift til det rigtige formål med dit opkald. Bare gør overgangen for abrupt eller åbenlys. Prøv at gøre en segue til formålet med dit opkald, som:[6]
    • "Nå er det dejligt at indhente Antonio. Jeg ringer til .... "
    • "Jeg er glad for at høre, at du har det godt. Jeg ringer til .... "
  4. 4 Sørg for at stille spørgsmål. Hvis du bare bombarderer personen med oplysninger, vil det føle at opkaldet er overvældende og ensidig. I stedet skal du stoppe og stille spørgsmål ved, og så få personen til at føle sig inkluderet og etablere en forbindelse. Forsøg f.eks. Ting som:[7]
    • "Vi tænker på at planlægge et gruppemøde den 28. Hvordan lyder det til dig, Beatrice? "
    • Vi håber at få alle afdelingsledere til at drøfte strategi for næste kvartal. Har du nogen ideer til det, Beatrice? "
  5. 5 Tag noter under opkaldet. Jotting ting ned, mens du snakker med personen har flere fordele. Det kan hjælpe dig med at lytte opmærksomt til alt, hvad opkalderen siger, for eksempel. Det tjener også som en oversigt over opkaldet, hvis du skal tage nogen opfølgning eller rapportere om opkaldet til en anden.[8]
  6. 6 Afklare eventuelle opfølgningsforanstaltninger, der er nødvendige. Hvis du har brug for at finde ud af nogen information og komme tilbage til personen, skal du notere dette. Ligeledes, hvis du har brug for personen til at gøre noget og komme tilbage til dig senere, skal du sørge for, at de forstår dette. Uanset hvad, sørg for at nævne dette klart, inden du afslutter opkaldet. For eksempel kan du sige:[9]
    • "Så Karl, jeg skal tjekke med vores leverandører om en tidsramme for levering og komme tilbage til dig, okay?"
    • "Ok, Justina, hvis du kan tjekke din tidsplan og komme tilbage til mig med nogle mulige mødetider inden udgangen af ​​ugen, ville det være dejligt okay?"

Del tre af tre:
Øvelse af god telefon etikette

  1. 1 Tal tydeligt og smil som du gør. Det er let at føle sig nervøs, når du skal foretage et vigtigt opkald. Men hvis du snakker for hurtigt eller mumler, vil opkaldet ikke lykkes. Sørg for at trække vejret naturligt, mens du snakker. Smilende som du taler vil også hjælpe dig med at lyde mere naturligt, selvom personen ikke kan se dig.[10]
  2. 2 Spørg personen, før du overfører et opkald eller sætter dem på vent. Hvis du skal gøre en af ​​disse ting, så spørg dem om det er ok først.Antag ikke, at de ønsker at blive overført, eller har tid til at holde.[11]
    • Prøv at sige noget som "Liam, er det okay, hvis jeg sætter dig på vent et øjeblik, mens jeg tjekker med Christine om det?"
    • Hvis du er nødt til at sætte en person i venteposition, skal du faktisk bruge telefonens "hold" -funktion. Lad aldrig linjen være åben.
    • Kontroller jævnligt med personen, hvis det bliver lang ventetid.
    • Tak dem for at vente, når du afhenter telefonen igen.
  3. 3 Fortæl personen du vil se på noget, du ikke er sikker på. Du kan komme til et punkt, hvor personen spørger om noget, du ikke kender svaret på. Hvis dette sker, skal du ikke freak ud. Men ikke bare sige "Jeg ved det ikke", da det er en blindgyde. I stedet fortælle personen noget som om "Jeg har ikke svaret på det lige nu, men jeg vil kontrollere det og komme tilbage til dig."[12]
    • Hvis du lover at returnere et opkald, skal du holde løftet.
  4. 4 Afslut med at takke personen for deres opkald. Det er bare høfligt at takke personen for at tage sig tid til at tale med dig. Sørg for at ende med noget som "Tak så meget for at tale med mig. Hav en god dag! "Folk vil huske disse små bevægelser.[13]