Effektiv kommunikation er nøglen til at drive en virksomhed. Effektiv forretningsskrivning i form af breve, brochurer, pressemeddelelser, nyhedsbreve, blogindlæg og virksomhedsrapporter hjælper dine kunder med at forstå karakteren af ​​din virksomhed og opfordrer dem til at købe, hvad du sælger. Effektiv arbejdsrelateret skrivning, i form af politikker, procedurer og notater, gør det muligt for dine medarbejdere at vide, hvad dine virksomhedsmål er, og hvad du forventer af dem for at opfylde disse mål. Følgende trin på, hvordan du forbedrer din arbejdsrelaterede skriftlige aftale om, hvordan du planlægger din virksomhedsskrivning og hvordan du udvikler en passende stil.

Metode En af To:
Planlægning hvad du skriver

  1. 1 Planlæg hvad du vil sige. Normalt, medmindre et øjeblikkeligt svar på en e-mail er påkrævet, har du tid til at tænke over, hvad du skriver og hvor bedst du kan sige det. Tag den tid til at bestemme, hvad du skal sige og den rigtige rækkefølge til at sige det.
  2. 2 Forstå omfanget og strukturen af ​​det, du skriver. Hvis du svarer på en skriftlig anmodning, kan du opsamle kravene til, hvad du skal skrive fra spørgsmålene i den anmodning; Hvis ikke, kan du bede anmoderen om at præcisere, hvad han eller hun beder om, før du svarer. For længere stykker, som f.eks. En policyhåndbog eller en virksomhedsrapport, kan du se på eksempler på tidligere dokumenter for at finde ud af, hvad der skal og ikke skal medtages, og hvordan man sætter det.
    • Hvis din afdeling har en stilvejledning til de typer arbejdsrelaterede skrivelser, skal du konsultere det så ofte som nødvendigt under planlægnings- og skriveprocessen.
  3. 3 Kend dit publikum. Skrivning til virksomhedsledere er forskellig fra at skrive til kunder, og begge er forskellige fra at skrive til din nærmeste chef eller dine medarbejdere. Mens du har brug for at etablere en professionel tone til enhver tid, søger hvert publikum forskellige oplysninger, og hvert publikum bringer et andet udvalg af viden og forventninger til, hvad de læser.
    • Prøv at styre mellemkursus mellem at være for stiv og for casual i, hvordan du skriver. Du kan være mere afslappet med kunder og kolleger, hvis indholdet af din besked tillader det, men du bør være mere formel når du skriver til virksomhedsledere og aktionærer.

Metode To af to:
Skrive for arbejde

  1. 1 Vær ligefrem. Målet med at skrive for et forretningsmæssigt publikum, inden for eller uden for virksomheden, er at kommunikere din meddelelse tydeligt. Mens du skal vedtage en forretningsmæssig tone, bør din stil ikke komme i vejen for din aktuelle besked.
  2. 2 Vær kortfattet. Mens du forsøger at finde ud af, hvad du vil sige, kan du lægge flere ord, end du har brug for til, når du kommer til dit punkt. For mange af disse ord kan frustrere din læser, hvilket får ham eller hende til at skumme over din besked eller simpelthen ignorere det. Mens du forsøger at få et håndtag på, hvad du vil fortælle dine læsere, skal du gå videre og lægge ordene ned, som de forekommer for dig, og derefter gå tilbage og redigere, hvad du ikke behøver. Her er et par ting at se efter, når du redigerer:
    • Klicheer. Overbrugte sætninger bliver ignoreret efter et stykke tid, hvilket resulterer i coining nye sætninger, der igen bliver overbrugt selv. Undgå klichéer som pesten; Vælg klare, præcise beskrivelser i forhold til at forsøge at være kloge.
    • Overbrugte kvalifikatorer. Der er ikke noget galt med at bruge ord som "mange", "mest", "generelt" eller "meget", når de bliver opfordret, men ved at bruge dem for ofte svækker virkningen af ​​din skrivning. Nogle ord har ikke brug for kvalifikatorer; uden for markedsføring kopi, der er ingen opfordring til "meget unik", og endda marketingfolk kan uden at sige det.
    • Lager sætninger. Som med kvalifikatorer, sætninger som "det faktum at", "grunden til", "i lyset af" og "med den begrundelse, at" svækker dit arbejdsrelaterede skrift, når du bruger dem for ofte. Du kan erstatte mange stock sætninger med enklere ord, såsom at sige "kan" i stedet for "har evnen til" og kun bruge den længere sætning, når du vil være opmærksom på en sætning.
    • Overflødige ord. Nogle gange er 2 ord, der betyder stort set det samme, som "håb og drømme" parret for at give betydningen større indflydelse. Dette virker, når det bruges sparsomt; Men det meste af tiden skal du holde ordet, der passer til meningen med din sætning bedre og tage den anden ud.
  3. 3 Brug den aktive stemme. Aktiv stemme, hvor emnet for sætningen kommer foran et stærkt handlingsord og efterfølges af objektet, er stærkere end passiv stemme, hvor emnet kommer sidst og foregår af en form for "at være" "" er, "" er "" var "," var "). Sammenlign "Stocks steg 42 point efter Packers 'Super Bowl sejr" (aktiv stemme) med "The Packers' Super Bowl sejr var ansvarlig for lagre stigende 42 point" (passiv stemme).
    • Nogle passive stemme sætninger som "Dette er", "Det er", "Der er" og "Det er" er nødvendigt at henvise til en tidligere sætning.
    • Det er også muligt at overbrugge former for "at være" og "have" uden at formulere noget i den passive stemme. Kontrast "Packers 'Super Bowl sejr havde en positiv indvirkning på aktiekurserne" med "Aktiekurserne steg efter Packers vandt Super Bowl."
  4. 4 Vend ikke verb og adjektiver til navneord. Brug substantiverne af ord, der almindeligvis anvendes som verb eller adjektiver, gør det, du siger, lyd mere abstrakt og mindre konkret. Denne form for skrivning kan kræves i nogle akademiske og offentlige indstillinger, eller når du adresserer virksomhedsledere, men ikke når du adresserer dine medarbejdere på en klar, utvetydig måde.
  5. 5 Brug ord, du kender betydningen af ​​og brug dem korrekt. Dit mål er at kommunikere klart, for ikke at imponere folk med ord, der kan tage fokus væk fra det, du forsøger at kommunikere.Dette er især vigtigt, når man rapporterer til virksomhedens aktionærer eller giver instruktioner til virksomhedens medarbejdere.