Har du brug for at oprette en faktura, men ikke sikker på hvordan du gør det? At sende gode fakturaer kan betyde, at din virksomhed bliver betalt af flere kunder, så fakturering er meget vigtigt for små virksomheder eller personer, der tilbyder tjenester. Opret en professionel faktura for at forbedre fordringer.

Første del af tre:
Oprettelse af en grundig fakturaformular

  1. 1 Få det til at se professionelt ud. Når du sender en kunde en faktura, er det vigtigt at du inkludere vigtige oplysninger, snarere end at bare scribble det skyldige beløb på et stykke papir.
    • Brug ordet "faktura". Antag ikke at kunden ved, at fakturaen er en faktura, hvis du ikke bruger det pågældende ord.[1]
    • Giv fakturaen et nummer. Du vil gerne holde styr på fakturaen. For at gøre det lettere skal du medtage et unikt identifikationsnummer på fakturaen.[2]
    • Nogle virksomheder vil som regel tilføje et skatteidentifikationsnummer (kendt som en TIN) på fakturaer. Tjek med en revisor om, hvorvidt du har en eller skal gøre det. For eksempel er non-profit organisationer og børnepasningsinstitutioner nogle organisationer, der normalt vil inkludere skatteidentifikationsnumre på fakturaer.
  2. 2 Nummer fakturaen. Nummerering af de fakturaer, du sender ud, skal gøre det muligt for dig at holde øje med dem, især da du skal beholde en kopi af hver faktura.
    • På denne måde skal fakturaerne være i orden efter nummer baseret på datoen de sendes. Du kan enten købe fakturaer, der allerede er nummereret, bruge software, der skaber dem til dig, eller opret din egen og nummer dem.
    • Inkluder indkøbsnummer fakturaen svarer til, hvis der er en. Dette vil hjælpe dig med at anvende bedre regnskabsmetoder hos din virksomhed.
    • Tilpas fakturaen ved at spørge på forsiden, hvis kunderne har brug for nogen speciel information, såsom et arbejdsgiver identifikationsnummer eller en købsordre. Spørg, hvem fakturaen skal rettes til, hvis du har at gøre med en kunde.
  3. 3 Dato fakturaen. Hvis du ønsker at blive betalt i tide, skal du datere fakturaen, men også notere betalingsbetingelserne, som du forventer at kunden skal følge. Disse udtryk bør også angives på købstidspunktet.
    • Fakturaen skal f.eks. Være forsynet med den dato, fakturaen selv blev udstedt, samt købsdato for varerne eller tjenesteydelserne.
    • Når du noterer betalingsbetingelserne, gør det klart for forbrugeren, hvor hurtigt kunden forventes at betale. For eksempel kan betalingen ske inden for 30 dage.
    • Nogle virksomheder vælger at tilbyde rabatter. Hvis du gør det, skal du også stave dem tydeligt på fakturaen. For eksempel kan du tilbyde en 1 procent rabat, hvis kunden betaler fakturaen inden for 30 dage.
  4. 4 Behold en kopi af alle fakturaer. Små virksomheder bør beholde registreringer af alle fakturaer sendt i mindst seks år. Dette er vigtigt i skattemæssige øjne og kun god forretningsregnskab.
    • En revisor kan hjælpe dig med at finde ud af regler og regler for registrering.
    • Det er muligt at holde elektroniske optegnelser. Men hvis du gør det, skal du beholde en sikkerhedskopi. Indsend kontantindtægter straks, så du kan spore med konti forbliver fremragende, hvilke kunder har sendt nogle penge, og som ikke sender nogen overhovedet.
    • Fakturerede betalinger er i det væsentlige, at du udvider kredit til en kunde, og loven anser dette for et usikret lån, hvilket betyder, at det ikke var sikret ved sikkerhedsstillelse, hvilket gør det sværere at inddrive pengene fra en kunde, hvis de ikke har pengene til at betale.[3]
  5. 5 Hold fakturaer til et minimum. I starten kan der være mindre fejlmargin for en lille virksomhed, når det kommer til indtægter, så hver betaling kan betyde noget.
    • Prøv at holde fakturering til et minimum, når du starter og få betaling i kontanter, når det er muligt.
    • For mange små virksomheder er det ikke ualmindeligt, at en tredjedel af dine tilgodehavender er kriminelle.[4]
    • Overvej om det er værd at tilbyde tjenester til en forudgående fast sats snarere end en mere kostbar timepris, da du måske ikke recoup hvad du skylder med sidstnævnte.
  6. 6 Brug en elektronisk faktura service. Sådanne tjenester, selvom de koster penge, kan hjælpe dig med at spore og organisere dine fakturaer og få dem til at se mere professionelle ud.[5]
    • Nogle tjenester giver dig mulighed for at oprette og sende fakturaer via e-mail, for eksempel. Du kan se, hvilke fakturaer der er blevet betalt og sende ud påmindelser til dem, der ikke er. Der er også apps, der sender ud fakturaer via telefon.[6]
    • Nogle af tjenesterne omfatter en komplet historie over kundens konto. Dette kan hjælpe dig med at holde styr på kunderne såvel som betalinger.
    • Nogle af ydelserne giver dig mulighed for at tilføje dit firmas logo til fakturaen og kræver blot at du udfylder online bokse for at opdatere beløbet. Der er mange af disse tjenester, der tilbydes via internettet.

Del to af tre:
Inklusive det rigtige indhold

  1. 1 Beskriv tjenesten tydeligt. Du skal gøre det klart, hvilken tjeneste der blev leveret til de ønskede penge på selve fakturaen. Vær specifik, ikke vag.
    • En god faktura skal gøre det meget klart, hvad kunden har bestilt. Vare med eventuelle ekstra omkostninger, som f.eks. Skat, håndteringsafgifter eller andre tilføjelser. I bunden af ​​fakturaen præsenteres det samlede skyldige beløb.
    • Ud over at beskrive i detaljer hvad kunden bliver opkrævet for, skal du inkludere mængden af ​​købte varer eller tjenesteydelser. I nogle tilfælde kan dette være faktureret i timer.
    • Inkluder pr. Enhed pris, ud over den samlede pris. Nogle gange opkræves kunderne en fast sats i mange timer eller enheder, og nogle gange køber de kun en enhed af noget.
  2. 2 Medtag dine kontaktoplysninger. En af de vigtigste informationstyper, du skal medtage på en faktura, er, hvordan din virksomhed kan kontaktes, og hvor kunden skal sende pengene.
    • Antag ikke kunden ved, hvad fakturaen er til.Sørg for, at firmaets navn er tydeligt på det, samt din adresse og telefonnummer. Kunden ønsker måske at ringe til virksomheden med spørgsmål om regningen, så også et kundeservicenummer, hvis det er muligt.
    • Medtag kundens oplysninger. Det er meget vigtigt at gøre det klart, hvem der købte varerne og tjenesterne og bliver bedt om at betale op. Så sørg for at medtage kundens oplysninger og få god information fra kunden på forsiden, så du behøver ikke at se det op.
    • Det kan også være en god idé at legitimere ordren ved at inkludere navnet på den enkelte kontaktperson, der faktisk har placeret den eller godkendt købet, hvis du har at gøre med et firma. Du kan også tilføje navnet på kontaktpersonen hos din virksomhed, der tog ordren.
  3. 3 Overvej at tilføje en personlig note. I sidste ende vil du gerne have kunden at komme tilbage til at købe flere varer og tjenester, så du kan overveje at tilpasse fakturaen.
    • Nogle virksomheder tilføjer meddelelsesbokse på deres fakturaer, hvor de kan takke kunder for deres protektion. En undersøgelse viste, at tilføjelsen "takk" eller "tak" til en faktura øger chancerne for, at den er betalt med 5 procent.[7]
    • En simpel, tak for din virksomhed, eller vi sætter pris på chancen for at hjælpe dig kan gå langt med at opbygge stærke forbindelser med kunderne.
    • Nogle gange bruger virksomheder en faktura besked boks for at bemærke vigtige oplysninger om en kundes konto eller at medtage salgsfremmende detaljer.
  4. 4 Sæt tidsrammen for betaling på fakturaen. Indstil helst dette med fed skrift eller offset-bogstaver, så det er svært at gå glip af. Normalt betalingsvinduer er 30, 60 eller 90 dage.
    • Gør det klart, hvordan kunden skal foretage betalingen, hvor den skal sendes, og til hvem kunden skal sende den. Du vil inkludere alle detaljer, som en kunde ville bruge som en undskyldning for ikke at betale.
    • Prøv at undgå at bruge ordene "ved modtagelse", når du beder om betaling i en bestemt tidsramme. Nogle kunder kan hævde, at de ikke modtog fakturaen. Angiv datoen for varen eller tjenesteydelsen. Dato fakturaen med datoen den blev sendt ud.
    • Inkluder noget som "betaling forfalden inden for 30 dage." Aftale med betalingsbetingelser på forsiden inden du leverer produktet eller tjenesten.

Del tre af tre:
Forøgelse af chancerne Kunder betaler fakturaen

  1. 1 Overvej elektronisk levering. Det er i dag muligt at levere fakturaer elektronisk såvel som hard copy. Nogle kunder foretrækker det, og det kan føre til flere betalinger.
    • Nogle undersøgelser har fundet ud af, at virksomhederne modtager betaling hurtigere, hvis de sender ud fakturaer online. Elektroniske betalinger kan også spare dig penge ved at reducere papiromkostninger, og de hjælper med at eliminere svindel, der kan knyttes til papirbaseret kontrol.
    • Nogle virksomheder giver kunderne mulighed for at vælge. Elektroniske betalinger virker ikke for nogle kunder, som dem med dårlig syn eller hvem der ikke ved, hvordan man bruger computere, så giv kunderne muligheder.
    • Elektroniske betalinger er også velegnede for nogle kunder, som måske ikke har tid til at købe frimærker, gå til posthuset eller på anden måde behandle papirfakturaer. Det er også sværere for dem at argumentere for, at de aldrig har modtaget fakturaen.
  2. 2 Overvej at opkræve sene gebyrer eller renter. Hvis du ikke allerede gør det, er en måde, du kan tvinge kunderne til at betale op, at opkræve renter på forsinkede betalinger eller at opkræve sene gebyrer.
    • Kunderne kan prioritere de fakturaer, der opkræver renter og sene gebyrer i forhold til dem, der ikke gør det, og sender fakturaen til toppen af ​​deres betalingspæl.
    • Vær ekstremt klar på fakturaen (og på forsiden på købstidspunktet), hvor meget du vil opkræve i renter eller i sene gebyrer og hvornår.
    • For eksempel kan du oplyse kunden om, at han eller hun vil blive opkrævet 2 procent rente gebyr pr. Måned på forsinkede betalinger. Undersøg lovgivningen og lovgivningen i dit område om afgifter.
  3. 3 Tilbyde incitamenter. Det er muligt at motivere kunderne til at betale deres fakturaer ved hjælp af negativ forstærkning (såsom renter eller gebyrer), men det er også muligt at opfordre dem til at gøre det ved at bruge positiv forstærkning.
    • Fakturaen kan f.eks. Indeholde en 1 eller 2 procent rabat på den samlede betaling, hvis kunden betaler tidligt (angiv tidsrammen meget tydeligt). Tilbyder sådanne ting som gavekort, varer, kreditter eller fremtidige rabatter på produkter, hvis kunden betaler efter en bestemt tidsramme.
    • Positive incitamenter hjælper med at opbygge brand loyalitet og positive følelser hos kunderne. Husk på, at ingen nyder at modtage en regning i posten og i sidste ende ønsker at kunden køber fra dig igen.
    • Nogle gange tilbyder virksomheder kunderne tidlige bosættelser for at tage sig af mængden, da det kan være bedre end at få noget. Sørg for, at kunden faktisk har modtaget fakturaen ved at tjekke kundens adresse.
  4. 4 Bestem kundens risiko for manglende betaling. Før du leverer varer og tjenesteydelser til en kunde på forhånd, skal du afgøre, om kunden sandsynligvis vil betale.
    • Efterspørgsel på kontanter fra personer, der er i risiko for manglende betaling. Nogle faktorer at overveje, er, om kunden har et langvarigt mønster af at betale fakturaer rettidigt.
    • Hvor stor er kunden? Dette kan fungere begge veje. Hvis firmaet du har at gøre med er meget stort, kan de være mere tilbøjelige til at betale sine regninger. Men risikoen for tab for dig er større, hvis virksomheden ikke betaler op.
    • Bestem, hvor meget risiko du har råd til at tage, og om du er i stand til at tage gamble på en mere risikabel kunde. Overvej om du dyrker kunden på lang sigt, eller hvis det sandsynligvis vil være et engangs salg.

Eksempelfakturaer

Prøveydelser leveret faktura Sample Lawn Care Faktura Prøveudskrivningsfaktura