Forretningsprocessmodellering, også kaldet simpelthen procesmodellering, er en metode til at illustrere en virksomheds processer, så de let kan forstås og forbedres. Procesmodellering er en vigtig del af forretnings processtyring (BPM) og bruger ofte en bestemt type organisation, der kaldes business process modeling notation (BPMN), som ligner et rutediagram. Forretningsforvaltere bruger ofte procesmodellering til forbedringer af en forretningsproces, der starter med en "as-is" -model, som viser den nuværende proces og arbejder mod en "to-be" -model, som repræsenterer en mere effektiv version af originalen behandle.[1] Selvom denne proces kan lyde kompliceret, er det nemt at udbygge din egen forretningsprocesmodel, hvis du følger de rigtige trin.

Første del af tre:
Forberedelse til at lave modellen

  1. 1 Definer den proces, du modellerer. Definer en proces i din forretningsdrift, der har et klart udgangspunkt og output. Processen kan være enkel, som omdirigering af kundeklager eller kompleks, ligesom hele ordre- og forsendelsesprocessen for et online produkt. Processen kan involvere en afdeling eller virksomhedsorganisationsniveau eller flere af hver. Uanset hvilken proces du måler, skal du bare være sikker på, at den let kan opdeles i klare dele med letforståelige relationer mellem dem.[2]
    • For eksempel kan en proces, der kan modelleres forholdsvis let, være modtagelsen af ​​en online ordre og kontrollere, om kunden har pengene til at betale for det, og hvis varen er på lager. Udgangen er, at ordren tjekker (på lager, kan betales) og sendes til fragtafdelingen.
  2. 2 Identificer udgangspunktet for processen. Enhver proces kræver et første skridt, som realistisk kan være noget. Udgangspunktet for en forretningsproces bør dog være, hvad der rejser din proces til handling. Med andre ord er det det input, virksomheden søger at konvertere til en output. Startpunkter falder generelt i en af ​​flere kategorier:
    • Eksterne begivenheder. Disse omfatter indledning af en transaktion eller en overført alarm fra et andet forretningssystem. For eksempel er et problem i automatiseret system, der kræver menneskelig opmærksomhed, en ekstern begivenhed.
    • Indholds ankomst. For indholdsstyringssystemer kan udgangspunktet være ankomsten af ​​et nyt dokument eller en anden form for indhold.
    • Menneskeintervention. Dette omfatter kundeklager og andre menneskelige indgreb indenfor eller uden for virksomheden.
    • For det foregående eksempel er udgangspunktet kvittering for en kundeordre.
  3. 3 Adskil de forskellige trin i processen. Derefter skal du identificere hvert enkelt trin i din proces, og hvordan det er forbundet med de andre trin. På det mest overordnede plan har du begivenheder (trin, der ikke kræver handling fra virksomheden), aktiviteter (udført af virksomheden som reaktion på input) og beslutningspunkter (splittes i processen, hvor processen er besluttet af nogle kvalifikatorer). Mellem disse objekter er der stik, der kan være enten faste pile (aktivitetsstrøm) eller stiplede (besked / informationsstrøm).
    • I traditionel forretningsprocesmodellerings notation (BPMN) er trinene repræsenteret af forskellige former afhængigt af deres funktion. For eksempel er begivenheder cirkler, aktiviteter er rektangler, og beslutningspunkter er diamanter.[3]
    • I det foregående eksempel bruger vi trin som "kundeordre" (en begivenhed), "procesordre" (en aktivitet), "Check credit" (en handling), "Credit?" (en beslutning gateway, der fører til en af ​​to andre handlinger, afhængigt af en "ja" eller "nej" bestemmelse), og så videre.
  4. 4 Afklare hvem eller hvad der udfører hvert trin. For at gøre din proces så klar som mulig skal du bestemme, hvilken del af virksomheden der udføres hvert trin. Forskellige dele af processen kan udfyldes af regnskabsafdelingen, kundeservice eller ordreudførelse, for eksempel. Alternativt, for en lille virksomhed, kan disse trin udfyldes af bestemte personer. I BPMN er den tilknyttede person eller afdeling for hver aktivitet angivet enten af ​​en designator ved siden af ​​trin eller ved en "pool", en vandret opdeling i rutediagrammet, der viser, hvilken del af virksomheden der udfører hvert trin. Puljer kan yderligere opdeles i "baner", som angiver en bestemt del af virksomheden eller personen i puljen.[4]
    • For det foregående eksempel kan vi bare skrive uden for trin "check credit", at denne handling udføres af virksomhedens online detailplatform (hvis dette er tilfældet).
  5. 5 Bestem hvilken type modellering der skal bruges. BPMN kan tage mange former, fra sekventiel modellering til årsagsmodel. Det kan også gøres ved hjælp af alt fra specialiseret software til post-it noter eller en whiteboard. Det er op til din virksomhed at vælge, hvilken metode der fungerer bedst for at arbejde med din procesmodel. Husk dog, at disse modeller normalt fungerer bedst med gruppetilførsel, så du kan være bedre ved at bruge den type modellering, der kan arbejdes mest nemt af gruppen.[5]

Del to af tre:
Oprettelse af en As-Is Model

  1. 1 Sørg for, at du kan omarrangere dele efter behov. Når du opretter din model, skal du sørge for at flytte rundt om hvert trin efter behov. Du kan opleve, at nogle dele af modellen kan konsolideres, flyttes og ombestilles for at gøre systemflowet mere effektivt. Sørg også for, at etiketterne i forbindelse med hvert trin, hvis det er muligt, nemt kan flyttes med trin.[6]
  2. 2 Start med begyndelsen af ​​processen og følg sekvensen. Begynd med at inkludere startpunktet for processen øverst til venstre på den platform, du bruger til at illustrere processen. Identificer hvert efterfølgende trin, herunder beslutninger mellem dem, og steder, der træder i orden fra den første.Kontrollér hvert trin, når du tilføjer det for at sikre, at der ikke er nogen trin mellem det pågældende trin og det forrige. Fortsæt, indtil du har nået resultatet af forretningsprocessen.[7] I det foregående eksempel kan dine trin være som følger:
    • Kundeordre (begivenhed) for at behandle ordre (en aktivitet) for at kontrollere kredit (en aktivitet) til kredit? (en beslutning gateway).
    • Hvis kundens kredit ikke tjekker, vil du flytte til trin kontakt kunden (aktivitet), mærke pilen mellem trinene med en "nej" -mærke. Derefter vil du flytte for at annullere ordren (aktivitet).
    • Hvis kundens kredit checker ud (et "ja" svar), vil du fortsætte med at kontrollere lager (aktivitet) og forbinde trinene med en pil, der er mærket "ja". Så ville du tjekke lagerbeholdningen i beslutningsporten mærket "lager?".
    • Hvis varen er på lager, skal du mærke pilen "ja" som før og sende ordren til forsendelse (en aktivitet).
    • Hvis varen ikke er på lager, vil du flytte for at kontakte kunden og annullere ordren (begge aktiviteter).
  3. 3 Tjek din model. Først skal du se over din model med en kollega eller en gruppe. Undersøg det for eventuelle huller eller savnede trin. Derefter følger den faktiske forretningsproces og sammenligner den med din model. Alternativt kan du køre modellen i en fokusgruppe eller et møde for at se de trin, der ikke flyder eller udelades.[8]
  4. 4 Identificer ineffektivitet eller problemer. Når du har gennemgået din model for at sikre dig, at det virker, skal du begynde at kigge over det igen for at finde steder, hvor ressourcer ikke bruges effektivt, eller hvor kommunikation eller trin, der skal ske, ikke er afsluttet. Igen, hvis du har en kollega eller en gruppe kolleger, der er til stede for at hjælpe dig med dette, tilføjer din evne til at finde disse problemer.[9]
    • I det foregående eksempel kan du indse, at processen ikke giver kunderne besked om, at varen snart kan være på lager igen. Dette annullerer den rækkefølge, der ellers kunne opfyldes inden for en række dage.

Del tre af tre:
Designing the To-Be Model

  1. 1 Brainstorm forbedringer til as-er-modellen. Brug din liste over problemer med as-is-modellen til at identificere potentielle løsninger på problemerne. Du kan opleve, at problemer kan løses ved at fokusere på tre primære områder: automatisering, geografisk koordinering og fjernelse af mellemled. Automatisering kan hjælpe dig med at reducere ressourcer eller tid, der kræves for et trin. Geografisk koordinering kan omfatte outsourcing trin for reduceret pris eller effektivitet. At skære mellemmedlemmer indebærer at reducere antallet af deltagere i processen for at mindske risikoen for fejlkommunikation eller reducere omkostninger. Andre områder til at finde forbedringer kan omfatte:
    • Informational: Måling af flere data vedrørende processen for at finde problemer.
    • Sekventiel: Omlægning af trin.
    • Sporing: hjælper dig med at overvåge processen fremskridt.
    • Analytisk: forbedrer beslutningstagning ved beslutningspunkter.
    • I det foregående eksempel kan du tænke på at implementere et system til kontrol af, hvornår en out of stock-genstand vil være tilbage på lager og advare kunden til en forventet leveringstid.
  2. 2 Identificer, hvordan forbedringer vil hjælpe virksomheden eller kunden. Før du implementerer et nyt system baseret på dine forbedringer, skal du sørge for, at forbedringerne rent faktisk hjælper enten kunden eller virksomheden eller begge dele. At foretage en ændring, bare fordi du kan, kan resultere i unødvendige ekstraomkostninger eller flere procesfejl.
  3. 3 Byg den to-be model. Konverter dine foreslåede forbedringer til trin og placer dem korrekt i din tidligere model. For det forrige eksempel kan dette omfatte at oprette et aktivitetsstrin for at kontrollere, om varen vil være på lager straks efter beslutningsbeholdningen? og "nej" pilen. Dette ville blive placeret før "kontaktkunden" -aktiviteten og ville ændre produktionen af ​​den pågældende aktivitet fra at lade kunden vide, at varen ikke vil blive sendt til at lade dem vide, hvornår den bliver afsendt, og at den bliver senere end forventet.
  4. 4 Gennemfør den nye model. Test modellen ved hjælp af den tidligere metode og implementer den derefter i din virksomhed. Sørg for at teste det regelmæssigt og revurdere det for ineffektivitet og problemer.[10]