Her er flere trin for at sikre dig, at du er oven på dit spil, når det kommer til e-mail.

Steps

  1. 1 Følg e-mail-etikette. Overvej det gamle ordsprog: "Du fanger flere fluer med honning end med eddike." Der er ingen mening i at udarbejde etiketteproblemet. Vi ved alle, at vi skal være høflige. Men her er nogle punkter at overveje:
    • Skriv ikke, når du er vred - vent 24 timer og ro ned. Vær rimelig.
    • Få en anden til at redigere din e-mail.
    • Brug ikke sarkasme. Du tror måske du er smart, men modtageren vil blive afskediget.
    • Undgå alle store bogstaver. Ved hjælp af stor bogstaver er e-mail-ekvivalenten af ​​råben, og din modtager vil ikke være værdsat.
    • Gå også let på udråbstegnene. Overforbrug sløber deres effektivitet.
    • Brug klare emnelinjer. Det vil hjælpe folk med at beslutte, om de skal læse e-mailen nu eller senere. Vi er alle optaget. Din korrespondent vil sætte pris på din omtanke.
    • Hold det kort. Hvis din e-mail er mere end to afsnit, skal du måske bruge telefonen.
    • Skift emnelinjen, hvis du ændrer emnet for en tråd.
    • Medmindre modtageren tidligere har aftalt, send ikke digte, vittigheder, virus advarsler og andre ting. Du spilder kun værdifuld tid og båndbredde.
  2. 2 Tror ikke, du er anonym. Hvis du sender onde missiver, tror du måske, at ingen vil være i stand til at regne ud, at e-mailen kom fra dig. Når alt kommer til alt opretter du en falsk webadresse. Tænk igen. E-mail indeholder usynlige oplysninger om afsenderen. Disse oplysninger er i overskriften. Alle større e-mail-programmer kan vise headeroplysninger. Sådan er det:
    • I Microsoft Outlook skal du dobbeltklikke på e-mailen. Klik derefter på Vis> Indstillinger. I Microsoft Outlook Express skal du klikke på e-mailen. Klik derefter på Filer> Egenskaber og vælg fanen Detaljer.
    • I Eudora skal du dobbeltklikke på meddelelsen. Klik derefter på knappen Blah Blah.
    • I Netscape skal du klikke på meddelelsen for at åbne den. Klik derefter på Vis> Meddelelseskilde for at få vist overskriften.
    • Afsenderens afslørende oplysninger findes i de afsnit, der begynder med "Modtaget :." Der kan være flere af disse, afhængigt af antallet af computere, som e-mailen krydsede. Den oprindelige computer er i bunden "Modtaget :." Det afsnit vil have et IP-nummer (Internet Protocol), som f.eks. 124.213.45.11. Det kan spores på en række websteder.
  3. 3 Undgå at sende e-mail til den forkerte person. Dagens e-mail-programmer vil gøre det nemt at sende e-mail. Det betyder, at når du begynder at skrive adressen til en modtager, som du tidligere har sendt mail til, er feltet "Til:" muligvis allerede befolket. Vær forsigtig. Altid dobbelttjek modtageren er den påtænkte. Derudover, hvis du skriver noget grimt om Joe Smith, har du Joes navn på dine tanker. Send det ikke til ham.
  4. 4 Brug ikke en e-mail-adresse til alt. Har flere e-mail-adresser - til privat brug, offentlig brug, til online-postlister og til shopping online. De fleste udbydere vil give dig et halvt dusin e-mail-konti. Du kan også bruge adresser på internettet til personlige konti. Både Gmail og Yahoo! er gode. Du kan nå disse konti fra hvor som helst, forudsat at du har webadgang.
  5. 5 Husk at kontrollere alle dine e-mail-konti. Kontrol af alle disse konti kan være en opgave, især hjemmefra. For at skære ned på tid, kan du bruge ePrompter (www.eprompter.com), som kan kontrollere 16 forskellige adgangskodebeskyttede konti. Bedste af alt, ePrompter er gratis. Der er andre programmer, der vil gøre dette for et gebyr, herunder Active Email Monitor (www.emailmon.com).
  6. 6 Klik ikke på "Send" for hurtigt. Genindlæs hver e-mail, før du sender det! Selv hvis du ikke leder efter et job, vil du være forsigtig. Folk vil dømme dig ubevidst ved fejl. Ingen af ​​os er perfekte. Men du kan fange 99% af disse problemer ved at genlæse teksten. Og ikke afhængig af stavningskontrolleren. Det vil fange stavefejl. Men hvis du bruger "fire" i stedet for "for" eller "din" for "du er", vil det ikke fortælle dig det. Det er heller ikke sandsynligt, at du kan fange manglende ord i en sætning, som du uforvarende har medtaget. Så tag et øjeblik og læs din tekst igen. Ligner ikke en ignoramus.
  7. 7 Indstil en timer. Du kan gøre det i Outlook ved at tilføje en regel, der forsinker afsendelse, helst med 1-5 minutter, hvor e-mailen er i din udbakke og kan slettes. Dette forhindrer dig i at ramme den forkerte knap og ved et uheld sende en halvfærdig mail samt give dig et minut til at samle dine lejer og slette den litany floride fornærmelser du har skrevet i din raseri, før den gør det til chefen .
  8. 8 Husk vedhæftet fil. Da vi alle gør det lejlighedsvis, bør det ikke være en enorm aftale. Men hvis du konsekvent laver denne fejl, kan folk (måske vigtige personer) tro at du mister dine marmor. De kan endda tøve med at gøre forretninger med dig i fremtiden. Når du er klar til at sende din e-mail, tænk: "Hvad skal jeg glemme?"
  9. 9 Brug dit eget domænenavn. Få din virksomhed til at se stor ud. Hvis du bruger en webkonto eller en internetudbyder navn til din virksomhed, vil du ikke se professionel ud.
  10. 10 Hvis man antager, at en anden ikke allerede har grebet det, kan du få din virksomhed i domænenavnet.