Sådan styres dokumenter på Mac er et stigende problem, da flere og flere akademiske og erhvervsmæssige brugere bruger Mac-computere som deres bedste partner i dag. Det er vigtigt at lære at håndtere dokumenter på Mac effektivt og effektivt.

Steps

  1. 1 Har en central placering, hvor du gemmer dine dokumenter. Hvor gemmer du dine dokumenter og filer? Det er nemt at gemme en fil på skrivebordet eller andre mapper inden for rækkevidde, men det vil være et mareridt, hvis du genvinder filerne næste gang. Så det allerførste er at gemme dokumenter på et sted, hvor du altid gemmer dokumenterne. Selv det koster få flere klik. Dermed etablerede du grundlaget for at styre dokument på Mac.
  2. 2 Kunne hente dem. Marker og hentning, den anden faktor til at styre dokument på Mac. For at sikre, at du kan finde dine filer, når du har brug for det, er det vigtigt at lave et symbol, for Mac-brugere er "Spotlight" nemt nok til at finde alt, som titler, fil oprettede dato osv. Hvad mere er , "Meta data" hjælper meget. Metadata indeholder masser af oplysningerne i dokumentet, som emne, forfattere, type, tid, størrelse eller ISBN osv. For disse Meta-oplysninger kan du bruge til at finde referencer ved hjælp af Document management software. Ved at bruge 'DMS' og 'Metadata' kan du finde dine filer efter emne, type, størrelse, dato eller endda nogen søgeord i indholdet! Lige så nemt som at bruge spotlight!
  3. 3 Har sikkerhed. Hvordan sikrer du din oprettelse eller dine personlige filer er blevet piratkopieret eller offentliggjort overalt på internettet? Der er to metoder kan gøre det. Du kan ændre privilegiet under filens brug. Eller du kan nemt sætte dette i mappen Sikkerhed i dokumentstyringssoftwaren, som mappen kun kan åbnes med din personlige adgangskode.
  4. 4 Har en metode til distribution. Distributionen, som dagens forretning eller projekt, kan vi ikke bare beholde vores kreationer på vores Mac, vi skal offentliggøre eller sende dokumenterne til andre pårørende. Sådan leverer vores arbejde til andre sikkert og korrekt er et vigtigt aspekt i dokumentstyringssystemet. Normalt er der tre forskellige metoder: 1) .Print; 2) .network; 3) .hard kopi. Og den mest bekvemme, hurtigste og miljøvenlige måde er at dele dit doc via netværk. Der er mange kendte og gratis internetdok delingstjenester, som Google doc og slideshare.com. Derudover er det også nødvendigt at dele filerne inden for et lokalt eller kontornetværk. Normalt understøtter en smart delingsliste i god dokumenthåndterings software alle output-metoder og -metoder.
  5. 5 Kunne spore dine dokumenter 'Sporbarhed', det er vigtigt for dig at registrere alle dine historikers gennemsøgningshistorie, som hvem og hvornår den er blevet set af din holdkammerat og kolleger. Ved at kontrollere browseren i dokumenthåndteringssoftwaren, kan du se alle de relaterede tal for alle aktiviteter om dine dokumenter.