Professionelle møder varierer meget afhængigt af tone, indstilling, formalitet og indhold. Uanset hvilken slags møde du deltager, er det vigtigt at være grundigt forberedt. Vet hvilken rolle, du forventes at spille på mødet, identificer dine mål, udarbejd relevante data og præsentationsmaterialer, og hold dig i den rigtige tankegang på forhånd for at sikre, at du får et positivt, professionelt indtryk på dine kolleger eller klienter.

Metode En af tre:
Tilbyder teknisk og kontorlig support

  1. 1 Bekræft mødeets tid, sted og varighed med en leder. Før du distribuerer oplysninger om mødet til alt relevant personale, skal du sørge for at alle de logistiske detaljer, du har, er korrekte. Hvis du undlader at gøre det, kan det betyde, at du bliver nødt til at offentliggøre rettelser senere, hvilket gør både dig og dit kontor til at se uorganiseret og uprofessionelt.
    • Du ønsker måske at udarbejde et udkast til mødemeddelelsesmemo eller e-mail og vise dette til din chef. På denne måde kan lederen gennemgå ikke kun de logistiske oplysninger indenfor, men også formatet og ordlyden.
    • Sørg også for at bekræfte, hvem der skal modtage meddelelsen. Du kan måske allerede vide, hvem der vil deltage, men din leder vil måske have andre, ikke-deltagende arbejdstagere eller kunder at vide om mødet også.
  2. 2 Forbered en dagsorden for mødet. Dagsordenen er et vigtigt dokument til ethvert møde, da det underretter deltagerne om målene og udførelsen af ​​samlingen, samt at holde mødet selv fokuseret, effektivt og på sporet. For at udarbejde en dagsorden skal din chef give dig en kort liste over mål og planlagte emner til mødet. Fra denne liste kan du oprette en dagsorden, som du vil sende sammen med meddelelsen om mødeets tidspunkt, dato og sted.
    • En god dagsorden bør indeholde emner, der skal behandles og deres formål, samt højttalere eller medarbejdere med ansvar for at præsentere hvert emne. Alle emner og præsentationer skal placeres i en logisk rækkefølge såvel som segmenteret efter den tid, som din leder ønsker at bruge på hvert trin.[1]
    • Hvis du aldrig har lavet en dagsorden før, eller hvis du stadig føler dig usikker på dit valgte format, skal du kontrollere skabeloner, der leveres af tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word og OpenOffice.
  3. 3 Indsamle minutter fra tidligere møder. Ud over en kort meddelelse om det kommende møde og en dagsorden bør du vedhæfte eventuelle minutter fra tidligere møder, som er relevante for de planlagte emner. Hvis din virksomhed eller gruppe ikke tager minutter, skal du dobbeltklikke hos din chef for at finde ud af, om der er yderligere data eller baggrundsoplysninger, de gerne vil sende ud med anmeldelsen.
    • Hvis det ikke er selskabs- eller gruppepolitik at tage minutter - måske er der ingen til rådighed for at tage protokollen, for eksempel - overvej at ændre denne politik for fremtiden, eller i det mindste have mødet lyd indspillet for fremtiden. Denne dokumentation hjælper personale med at henvise til de diskuterede ideer og aftaler samt indhente hvad der skete på mødet, hvis de ikke kunne deltage.[2]
  4. 4 Fordel alle dokumenter. Mindst en uge før det pågældende møde er planlagt, send de nødvendige dokumenter til alle deltagere og andet relevant personale. Gør dette i henhold til virksomhedsprotokol: For mere formelle møder eller større virksomheder skal du muligvis sende ud kopier, mens mindre virksomheder eller mere uformelle holdmøder ofte kan arrangeres via e-mail.
    • Nogle software og e-mail-platforme som Outlook kan hjælpe med at lette mødeplanlægning, så tjek disse muligheder, hvis du leder efter en måde at strømline og modernisere dit kontors mødekalender.
    • Denne tidsramme stemmer overens med den generelle kontoretiket, men du bør være opmærksom på, at nogle organisationer og faglige protokoller fastsætter specifikke frister og vilkår. F.eks. Kræver nogle lande og stater, at mødelokaler til boligforenings bestyrelsesmøder skal sendes mindst en måned før det planlagte møde.[3]
  5. 5 Saml det nødvendige udstyr. Mange møder kræver lidt mere udstyr og materialer end et bord, stole og noget løst papir og penne til notering. Nogle møder - især dem hos større virksomheder eller som indeholder data- og multimedie-store præsentationer - vil have brug for specielt udstyr, f.eks. Projektorer, skærme, laserpegere, mikrofoner, kabelforbindelser eller lydhøjttalere.[4]Du skal indsamle og samle alle disse materialer godt før mødet for at sikre, at alt fungerer og er klar til tiden.
    • Hvis en eller flere medarbejdere eller teammedlemmer planlægger at præsentere på mødet, skal du kontakte dem på forhånd for at spørge, om de har brug for en bestemt teknologi eller enheder til deres præsentation.
  6. 6 Saml rummet. Ud over at oprette alt nødvendigt udstyr til mødet forud for tiden, bør du også sørge for, at værelset er velindrettet til alles komfort og opmærksomhed. Sørg for at der er nok stole i rummet, at vandflaskerne er på lager og synlig, og at temperaturen og luftcirkulationen i rummet er acceptabel. Sådanne overvejelser kan virke som detaljer, men undersøgelser har vist, at små ting som stuetemperatur kan få stor indflydelse på folks stemninger og opmærksomhed.[5]
    • Afhængigt af din virksomheds sædvanlige protokol kan du også give en slags snack eller varm drikke til deltagerne. Bekræft altid med din chef på forhånd for at sikre, at du leverer alt, hvad de vil have.


Metode To af tre:
Angivelse af en ide eller et forslag

  1. 1 Undersøg din stilling. Hvis du har fået tildelt et bestemt projekt, eller hvis du har indkaldt et møde for at give en ide eller anmode om finansiering, skal du sørge for at "gøre dit hjemmearbejde" før du går ind i mødet. Hvis du f.eks. Lægger en produktidee eller markedsføringsstrategi, bør du undersøge og kompilere data om publikumsdemografi, aktuelle og forventede udgiftsmønstre og fokusgrupper eller undersøgelser, der svarer til efterspørgslen eller relevansen af ​​dit produkt eller idé.
    • Hvis du har fået en opgave fra en højere stilling hos din virksomhed, og du er i tvivl om hvad der forventes, skal du kontakte andre ledende medarbejdere for at finde ud af, hvilken information du skal have, og hvordan du skal præsentere den.
    • Det kan hjælpe med at forestille dig, at du er i skoene for nogen, der lytter til din tonehøjde. Spørg dig selv, hvis nogen spurgte dig for penge eller til godkendelse af en bestemt strategi, hvilken slags information vil du gerne høre? Med andre ord, hvilke slags data ville medvirke til at overbevise dig om, hvorvidt ideen eller efterspørgslen af ​​produktet foran dig er?[6]
  2. 2 Opret enkle, visuelt interessante lysbilleder eller materialer. Mens du skal være i stand til at snakke gennem nogen af ​​de data, du præsenterer og bruger som bevis for dit argument, skal du også give visuelle repræsentationer - for eksempel sårdiagrammer, stregdiagrammer eller beslutningstræer - af de vigtigste tal. Ikke alene giver sådanne visuelle repræsentationer komplekse oplysninger på en tæt og effektiv måde, men de har også en tendens til at blive husket tydeligere end data, der kommunikeres verbalt.[7]
    • Der er mange softwareprogrammer designet til at hjælpe dig i virksomhedspræsentationer, så tjek muligheder som PowerPoint og SlideDog, når du sammensætter din præsentation.
    • Sørg for at bruge 24-punkts store punkt i mindste skrifttype på dine dias og plakater samt klar, strømlinet grafik, der ikke forstyrrer siden. Det sidste du vil have, er for dit publikum at være uklart eller forvirret over de oplysninger, du præsenterer, og hvordan det er relevant.[8]
  3. 3 Overvej dit publikum. Når du planlægger din præsentation, skal du altid huske på, hvad slags mennesker der skal deltage i mødet og lytte til din tale. Er de andre medarbeider, som du arbejder tæt på? Hvis det er tilfældet, er chancerne for, at du ikke behøver at justere din diktion eller tone overhovedet for at kommunikere effektivt. I modsætning hertil, hvis kunder, du ikke ved godt, vil være på mødet eller personer fra andre afdelinger og andre områder af ekspertise, bør du stræbe efter at gøre dit sprog og materialer så tilgængelige som muligt.[9]
  4. 4 Skriv et løst script til din præsentation. Du ønsker ikke at aflæse et dokument eller cue-kort i et møde, da der måske ikke er nogen hurtigere måde at miste publikums opmærksomhed på.[10] Når det er sagt, skal du forud ordne dine tanker og argumenter skriftligt. Selvom du ikke tager dokumentet med dig til mødet, vil du drage fordel af processen med at skrive ud og gennemgå dine point, før du skal kommunikere dem med andre.
    • Hvis du planlægger at bruge scriptet i dit møde, skal du kun skrive ned dit skelet af dit argument, så du ikke vil blive fristet til at læse fra dokumentet snarere end at tale fra manchetten.
    • Det kan også medvirke til at skrive ned intervaller i præsentationen, når du vil tage en slurk af vand, lave en anekdotisk side, sætte en pause på mening eller skifte lysbilleder eller visuel grafik.
  5. 5 Øv din præsentation. Når du har samlet alle de informations- og præsentationsmaterialer, du planlægger at bruge, skal du lave et tørløb mindst en gang før du tager dit show på vejen. Dette vil give dig mulighed for at tide din tale, udøve vanskelige ordlyd eller seguer, og udglatte din adfærd og offentlighedens talende persona.[11]
    • Det er særligt nyttigt at gøre denne mock præsentation foran andre mennesker. Bed venner, familie eller venlige kolleger om at observere dit tørløb og give dig feedback. De kan fortælle dig, om du taler for hurtigt, hvilke punkter synes uklare, og selv rådgive dig om bevægelser og stemmevolumen.
  6. 6 Vælg en enkel og sofistikeret outfit fra din garderobe. Selvom din virksomhed eller de kunder, du er pitching til, er konsekvent uformelle og afslappede, skal du deltage i mødet i smart tøj. Det vil vise, at du er ligeglad, og at du tager mødet alvorligt, mens et slapdash outfit kan få det til at ligne, at du ikke forberedte din præsentation overhovedet, selvom du har tilbragt hele natten eller ugen, gør det. Fashion og business eksperter er enige om, at det mest prøvede og sande valg til et møde - uanset køn - er en dragt.[12]
    • En mørk farve som navy eller sort er bedst. Hvis mødet er mere uformelt, kan du springe på båndet eller klæde jakkesætet ned med mere afslappet tilbehør.
    • Hvis du har ransacket dit skab og ikke kan finde noget passende, så spørg venner eller familie for at få råd. De kan have en ide om, hvordan man improviserer et ensemble eller kan låne dig en vare fra deres egne garderobeskabe. Værre kommer til værre, du kan besøge dit lokale indkøbscenter for at finde et overkommeligt par slips og en blazer.
  7. 7 Vågne op tidligt. Hvis du trykker på snooze på din alarm og derefter rushing til arbejde, vil dine nerver blive frazzled og dine tanker disorganized. Undgå denne fragmenteringsfaktor ved at vågne og stige godt, før dit møde er planlagt. Når du tager din tid på at klæde dig, drikker kaffe og fuldfører din morgen rutine i roligt mode, vil du kunne koncentrere dine tanker og komme ind i et positivt tankegang.[13]
    • Nogle eksperter hævder, at rituelle praksis - selv overtroiske dem, der giver ringe rationel mening - kan have en positiv indvirkning på ydeevnen.Så selvom det synes fjollet, er du velkommen til at donere dine heldige sokker, lytte til din yndlingssang eller kysse din heldige memento inden du går afsted![14]
  8. 8 Spis en proteinrig morgenmad. Undersøgelser har vist, at spise en sund morgenmad fuld af protein har stor indflydelse på resten af ​​din dag. Ud over at holde dig fuld i længere tid, øger den også din metabolisme og fremmer en sund muskelvedligeholdelse.[15]
    • Derudover har fødevarer, der er rig på hør og folinsyre, vist sig at bidrage til at stimulere hjernefunktionen, så det er muligt at lægge op på korn og morgenmadstænger kan hjælpe dig med at tale mere flydende og kreativt under dit møde.[16]
  9. 9 Kom i en positiv sindstilstand. Når du har lavet alle legwork til din præsentation, skal du komme dig i den rigtige headspace. Du kan hurtigt gennemgå din præsentation, men vigtigere bør du styrke dit humør og selvtillid. Gør dette ved at tale med dig selv på en opmuntrende, positiv måde; for eksempel minde dig selv om, hvor meget arbejde du har gjort, og hvor stolt du er af indsatsen på trods af hvad der sker på mødet.
    • Desuden forsøger at billede dig selv smilende og føler dig lettet og glad efter præsentationen. Positive billeder som dette kan have stor indflydelse på din ydeevne.[17]


Metode Tre af tre:
Identificere spørgsmål til et informativt møde

  1. 1 Overvej at spørge en faglig kontakt til et informativt møde. Hvis du møder nogen med et godt job i branchen, er du interesseret i, eller hvis du har en bekendtskab eller leder hos firmaet, hvor du interagerer, vil du muligvis afholde et informativt møde med dem. Et informationsmøde - også kendt som et informativt interview - er en samtale med en reference eller bekendtskab, som kan tjene som en professionel ressource for dig. Du kommer til at spørge personen om deres erfaring, deres område og ethvert råd, de måtte have for kandidater, der forsøger at komme ind på banen.[18]
    • Når du overvejer hvem du skal bede om et interview eller om du skal spørge en bestemt person, skal du prøve at afprøve hvad du vil opnå, og hvilken slags information du leder efter. Er du for eksempel interesseret i strategisk rådgivning til ansøgningsmaterialer, eller vil du bare have nogle generelle oplysninger om feltet for at bestemme din interesse for en karriere i branchen? At besvare disse spørgsmål vil hjælpe dig med at bestemme, hvem der vil være en god interviewperson, og om en bestemt kandidat vil være nyttigt for dig.
  2. 2 Anmod om et møde. Når du spørger en kontakt eller bekendtskab til et informativt interview, bør du udtrykkeligt nævne udtrykket "informativt møde" eller "informativt interview". Hvis du ikke anmoder om dette specifikt, kan personen komme op med at forvente uformelle drikkevarer eller en venlig samtale og derefter føle sig miffed eller fanget væk når du begynder at stille alvorlige spørgsmål.
    • Hvis du f.eks. Har mødt nogen i en fest eller netværksbegivenhed og chattet lidt, siger du noget, "Jeg har mange spørgsmål om området og din oplevelse i det - vil du have noget kaffe at have lidt tid og have et informativt møde med mig? "
    • Hvis du ikke har mulighed for at spørge dem personligt, kan du kontakte dig via e-mail eller telefon. Bare sørg for at være koncis og høflig, så de ikke føler sig belastet af anmodningen.
  3. 3 Vælg en indstilling og tid, der passer til din kontaktperson. Selvom den person, der giver dig et informativt møde, kan være glad for at hjælpe dig, gør de stadig dig en tjeneste ved at give dig lidt tid ud af deres arbejdsdag. Det betyder, at du skal gøre mødet så bekvemt for dem som muligt, idet du ikke optager mere af deres tid end 15-30 minutter.[19]
    • Tjek med din interviewede om hvilken tid på dagen - for eksempel i frokostpausen eller efter arbejde - og hvilken slags lokaler - for eksempel en kaffebar eller deres kontor - de foretrækker.
    • Du bør også fortælle dem, at mens en personlig møde ville være fantastisk, er en telefon eller online samtale også helt fint.[20] Denne overvejelse viser, at du er respekt for deres tid og glad for at acceptere ethvert modicum af hjælp, de er villige til at udøve.
  4. 4 Lav dine lektier. Når du har oprettet et møde med din kontaktperson, skal du undersøge deres baggrund så godt du kan. Dette vil hjælpe dig med at finde ud af, hvordan du nærmer dig dem, samt hvilke oplysninger de kan give dig. F.eks. Find ud af, hvilken karrierevej de har fulgt, og hvad deres vigtigste projekter og roller er i øjeblikket.
    • At stille specifikke spørgsmål vil også vise din interesse og entusiasme. Over-the-top smatteri bør undgås, men noget som: "Min gamle leder sagde, at hun lærte så meget om at gøre dit lidenskabsprojekt til et levedygtigt firma - hvordan begyndte du i første omgang?" Kan fedtene hjulene og gøre din interviewperson er mere tilbøjelige til at gå den ekstra mile for at hjælpe dig ud.
  5. 5 Lav en liste med spørgsmål til dit møde. Når du har identificeret dine mål, udarbejder du en plan for mødet, der vil nå disse mål. Skriv ned de spørgsmål, du vil spørge og sætte dem i en strategisk rækkefølge. Varm op med generelle spørgsmål, der viser din nysgerrighed, f.eks. "Hvordan kom du i gang på dette felt?" Og "Hvilke projekter arbejder du på i øjeblikket?" Derefter går videre til mere specifikke spørgsmål, som f.eks. som "Hvilke kvalifikationer eller færdigheder skal jeg fremhæve i min ansøgning?" eller "Hvordan skal jeg forberede mig på et kommende interview, jeg har planlagt?"[21]
    • Du behøver ikke at aflæse denne dagsorden i mødet, hvis det får dig til at føle sig akavet, men du bør medbringe det med dig for at tjekke med jævne mellemrum og sørge for, at du ikke springer over noget, du ville have ønsket at spørge.
  6. 6 Skriv en personlig erklæring. Måske endda mere end at søge information og rådgivning fra et informationsmøde, forsøger du at få et positivt indtryk på din interviewede. Du vil gerne give din kontakt et kort resume af, hvem du er, hvad der gør dig unik, og hvad du er interesseret i. Dette vil gøre det mere sandsynligt, at de vil huske dig senere om en relevant ledig stilling på deres firma åbner op eller de møder nogen, der kan være nyttige for dig.[22]
    • For at gøre dette effektivt kan du skrive et afsnit eller en liste over punkter om dig selv, som du kan nævne på et passende tidspunkt under mødet. Dette vil medvirke til at gøre dit indtryk mere mindeværdigt, samt forberede dig på svar på eventuelle spørgsmål, som din interviewperson stiller til dig.
  7. 7 Tag en pen, notesblok og opdateret CV til dit møde. En af de vigtigste ting, du bør gøre på et informationsmøde, er udtrykkelig interesse i personens rådgivning og ekspertise. Du kan gøre dette ved at komme forberedt med pen og papir og tage noter under mødet, samt at have et opdateret CV, hvis det er praktisk, hvis personen spørger om det. Disse forberedende foranstaltninger viser, at du er seriøs over mødet ved hånden, respekt for den anden s ekspertise og professionel om håndtering og behandling af ny information.[23]
  8. 8 Kjole professionelt. Du behøver sandsynligvis ikke at bære en kjole-medmindre du møder kontakten på deres formelle, corporate office-til et informativt interview, men du bør bære noget smart og put-together under alle omstændigheder. En slank dagkjole eller velpresset knap og bukser vil signalere til din interviewede at du har dit liv sammen, og at du bryr dig om at få et godt indtryk.[24]
    • Undgå jeans, t-shirts og scuffed sneakers i særdeleshed, da disse tøj kan gøre det til at virke som om du ikke engang plager at afbryde din normale rutine, når du bliver klar til at møde kontakten.