Et uforberedt bestyrelsesmedlem kan skabe en frustrerende bestyrelsesmødeoplevelse og lade andre bestyrelsesmedlemmer være umotiverede og stressede om det arbejde, de udfører. Den eneste måde for et bestyrelsesmøde at løbe med er, hvis alle bestyrelsesmedlemmer, fra embedsmænd til bestyrelsesmedlemmer, forbereder sig tilstrækkeligt til mødet. Embedsmænd i selskabet har normalt en større rolle i styrelsesmøder og vil sandsynligvis tage længere tid at forberede sig på mødet. Trinene nedenfor indeholder oplysninger for alle medlemmer af et bestyrelse, der skal bruges for at forberede sig på et vellykket bestyrelsesmøde.

Steps

  1. 1 Læs og forstå vedtægterne. Hvert selskab, hvad enten det er for profit eller ikke-for-profit, har et sæt vedtægter. Vedtægterne angiver, hvordan selskabet vil køre, hvordan afstemning udføres, hvem officerer er sammen med andre vigtige oplysninger. Hvert bestyrelsesmedlem bør have en kopi af vedtægterne og bringe det til hvert bestyrelsesmøde til reference.
  2. 2 Gennemgå kontrakter og andre forretningsdokumenter. Hvis kontrakter eller andre dokumenter vil blive drøftet på et bestyrelsesmøde, såfremt diskussionen bliver kortfattet, skal hver person, der deltager i bestyrelsesmødet, modtage kopier af dokumenterne og gennemgå dem, inden de deltager i mødet. Ellers er tiden spildt, når bestyrelsesmedlemmer er tvunget til at gennemgå dokumentet og forsøge at diskutere dem på stedet. At give bestyrelsesmedlemmer dokumenterne i forvejen giver dem mulighed for omhyggeligt at gennemgå dokumenterne, notere de problemer, de ser med dem, og komme til mødet, der er parat til at diskutere dem. Hvis virksomheden for eksempel overvejer at leje en bygning, skal hvert bestyrelsesmedlem modtage en kopi af den foreslåede lejekontrakt for at gennemgå det møde, hvor lejemålet diskuteres.
  3. 3 Mød med udvalg. Bestyrelsesmøder er en glimrende mulighed for at dele med hele bestyrelsen det arbejde, der er udført af udvalgene. Hvis bestyrelsesmøder forekommer sjældent, skal udvalget møde kort før bestyrelsesmødet for at gennemgå arbejdet og udarbejde bemærkninger til at rapportere til bestyrelsen.
  4. 4 Opfølgning på eventuelle tildelte opgaver. Hvis du blev tildelt en opgave på et tidligere bestyrelsesmøde, skal du sørge for at følge op på den opgave før næste bestyrelsesmøde.
  5. 5 Forbered bemærkninger om emner, du ønsker at præsentere til bestyrelsen. Hvis du har noget at rapportere om til bestyrelsen, f.eks. En potentiel kontrakt med en sælger, du har anmodet om, eller feedback fra en kunde, skal du notere den om at rapportere til bestyrelsen. Udskrivning af bemærkninger eller i det mindste at notere de ting, du ønsker at diskutere, vil gøre mødet kører problemfrit og sikre, at alle de ting, du ønsker at diskutere, diskuteres.
  6. 6 Indstil en dagsorden. Den, der har ansvaret for at lede bestyrelsesmødet, normalt, men ikke nødvendigvis præsidenten, bør cirkulere en foreslået dagsorden til alle bestyrelsesmedlemmer ca. 1 uge før bestyrelsesmødet. Præsidenten kan få hjælp fra sekretæren eller et andet bestyrelsesmedlem til dagsordenens cirkulation. E-mail er særlig nyttig til denne opgave. I e-mailen bede bestyrelsesmedlemmerne om yderligere ting, de ønsker at diskutere, og indstille en dagsorden, der er håndterbar.
    • Indstil tidsfølsomme eller mest presserende spørgsmål tidligt på dagsordenen, og de elementer, der kan vente på det næste møde - skal dette møde løbe lang - mod bunden af ​​dagsordenen. Angiv emnerne i en logisk rækkefølge, så du ikke hopper rundt til forskellige punkter på dagsordenen. Hvis dine møder normalt er en time eller to i længden, så prøv at planlægge dagsordenen i overensstemmelse hermed. Hvis der er en række presserende forhold, der skal drøftes, skal du straks meddele bestyrelsen, at dette møde vil tage længere tid end andre møder, så de kan planlægge at blive længere.
    • Når dagsordenen er indstillet, send det til bestyrelsesmedlemmerne via e-mail, så de har en færdiggjort kopi. Desuden skal sekretæren udskrive kopier til distribution på mødet og til at arkivere i virksomhedens bog.
  7. 7 Gennemgå protokollen fra det foregående møde. Dette sker typisk i starten af ​​bestyrelsesmødet, hvor sekretæren vil læse protokollen højt til bestyrelsen. Det er også en del af dit forberedelse til mødet. At minde om det, der blev drøftet på det foregående møde, hjælper med at skabe kontekst til de nye punkter på mødet dagsordenen. Det kan også hjælpe dig med at huske alle opgaver, der blev tildelt dig på det foregående møde.
  8. 8 Sørg for, at alt nødvendigt udstyr er til stede og i funktionsdygtig stand. Hvis din bestyrelse tillader medlemmer, der ikke selv kan deltage i mødet for at være til stede via konferenceopkald, skal du være sikker på at du har det rette udstyr på plads, så alle kan høre hinanden. Foretag testopkald før mødet for at sikre, at dit udstyr fungerer. Sørg for, at alt andet udstyr, som f.eks. En projektor eller computer, er på mødet og opstilles på forhånd.