Et flertal af de årlige møder finder sted om efteråret og vinteren. Forberedelse af medlemmer Møder bør begynde nu, og foreningens vedtægter vil give retningslinjer for et sådant møde.

Steps

  1. 1 I mangel af en sådan retning vil statutten også hjælpe med at bemærke og lede mødet. Følgende er generelt begrundelsen for medlemsmøder: årsmedlemmer, valgmøder, ændringsmøder, møder om afkald på reserver, møder om afkald på revisionskrav, nogle særlige vurderingsmøder, tilbagekaldelse af bestyrelsesmedlemmer, nogle møder, der kræver særlige udgifter og for andre Formålet med, at medlemskabet er forpligtet til at stemme eller ratificere en handling truffet af bestyrelsen. I mange tilfælde kan mange af de ovennævnte formål med et medlemsmøde indarbejdes i et enkelt møde. Kravet om separate møder er unødvendigt.
  2. 2 Generelt er et flertal af de samlede stemmerettigheder forpligtet til at udgøre et quorum på et medlemsmøde. I en boligejersammenslutning blev quorumkravet sænket ved lov til 30% af de samlede stemmerettigheder, medmindre vedtægterne tillader et mindre beløb. Dette blev indført for at øge muligheden for at opnå et quorum på et medlemsmøde. I ejerlejligheder og kooperative foreninger er et flertal af de samlede stemmerettigheder forpligtet til at have et quorum.
  3. 3 Alle foreninger skal holde mindst et medlemsmøde hvert år. Dette møde er normalt årsmødet for foreningen. Medlemskabet vælger bestyrelsesmedlemmerne for det kommende år og adresserer enhver anden virksomhed, der kan overvejes på dette møde. Årsmødet er normalt et møde, hvor medlemmerne vil høre om foreningens resultater i det forløbne år og de forventede udfordringer og projekter for det kommende år gennem officerer og udvalgsrapporter. Det er et tidspunkt og sted, hvor medlemmerne vil kunne stille spørgsmål og deltage i mødet. Udover valg af embedsmænd kan medlemskabet også overveje ændringer af dokumenter og andre forhold, der kræver godkendelse af medlemskab.
  4. 4 Nogle foreningers vedtægter kræver yderligere medlemmer møder afholdes hele året. Disse er normalt kvartalsvise eller halvårlige møder, som generelt bruges til at holde medlemskabet berørt af foreningenes drift og ledelse. Andre medlemsmøder, der kan kaldes fra tid til anden, vil være: et specialmedlems møde for at overveje en særlig vurdering, en ændring af dokumenterne, at bruge midler over et bestemt beløb som krævet af dokumenterne eller som foreskrevet i dokumenterne og ved statens statuer. Vedtægterne angiver hvem der kan ringe til det specielle møde. I nogle tilfælde kan medlemskabet ringe til et særligt møde i medlemskabet ved at anmode medlemskabet og derefter præsentere andragendet til bestyrelsen. Bestyrelsen skal derefter afholde mødet. Det særlige medlemsmøde kan være med henblik på at revurdere et budget, et ændringsforslag til dokumenterne, en tilbagekaldelse af et bestyrelsesmedlem eller for ethvert andet spørgsmål, der kan behandles i dokumenterne. Dokumenterne kan indeholde særlige procedurer for det særlige møde. Opholds- og samarbejdsaftalerne indeholder bestemmelser om, at visse procedurer skal følges, for at det særlige møde kan være gyldigt. I alle tilfælde tillader det særlige medlemsmøde, at medlemskabet er involveret i drøftelses- og beslutningsprocessen (afstemning).
  5. 5 Disse særlige medlemmer møder normalt har begrænsede dagsordener, som deres eneste formål er angivet og annonceret i formålet med mødet. Mødedagsmødet, dagsordenen og fuldmagtsformularen vil også alle have samme formål. Ethvert andet formål, forretning eller motion, der kommer før medlemskabet, ville ikke være gyldigt, da de ikke var for det angivne formål med det særlige møde. Følgende er en foreslået liste over materialer og forsyninger, der ville være nødvendige for et årligt medlemsmøde:
  6. 6Meddelelse, dagsorden og bevis for meddelelse
  7. 7Proxies, Ballots, Konvolutter
  8. 8Alpha Log-In Sheet
  9. 9Protokol fra sidste møde
  10. 10Kopi af dokumenter
  11. 11Kopi af seneste årsregnskab
  12. 12Lovvalg om valg
  13. 13Stemmeboks
  14. 14 Signatur & Corp. Opløsningskort
  15. 15Beretning fra Officerer og Udvalg
  16. 16Materialer til minutter og sign-ins
  17. 17Ekstra blyanter, batterier og bånd
  18. 18 I afventning af et medlemskabsmøde skal du kontrollere din foreningers vedtægter, gennemgå statutten om medlemskabsmøder. Også mød med din foreningens advokat for at gennemgå din dagsorden, opsigelses- og mødeprocedurer.
  19. 19 Enhver komité, der deltager eller hjælper med at lede mødet, bør dannes og eller informeres om deres specifikke opgaver. Begynd at rekruttere frivillige til at hjælpe med at køre mødet nu.
  20. 20 Start din forberedelse nu for at forsikre dig om et godt kørende årligt medlemsmøde.