I dagens forretningsindstillinger er den mest almindelige form for kommunikation mellem kolleger via e-mail. Det betyder imidlertid ikke, at møder er blevet udfaset. Faktisk er forretningsmøder meget vigtige, når du skal diskutere spørgsmål hurtigt og effektivt med flere personer. Desværre kan møder være ineffektive og spild af tid, hvis de mangler den nødvendige planlægning, eller hvis de udføres ukorrekt. Hvis du vil vide hvordan man leder et vellykket møde, så skal du sætte tid i ordentlig mødeforberedelse.

Steps

  1. 1 Indstil en dato for mødet. Indskrænk aldrig gruppemedlemmernes personlige tider, når der fastsættes en mødedato, medmindre det er absolut nødvendigt eller uundgåeligt. Hvis medlemmerne skal annullere deres planer for at kunne afholde deres møde, kan de ende med at skabe følelser af vrede. Vælg en dato, der falder på en almindelig arbejdsdag, og sørg for at give dine gruppemedlemmer en meddelelse et par dage før tid.
  2. 2 Indstil et tidsrum til mødet. Dine møder skal have en udpeget starttid, en bestemt sluttid, og du bør undgå at overskride disse grænser ud af respekt for mødemedlemmerne. Tiden er den vigtigste faktor ved planlægningen af ​​et møde, da det giver dig et fundament for planlægning af resten af ​​mødeoplysningerne.
  3. 3 Hold dig til dagsordenen. Få ikke sidetracked forsøger at beskæftige sig med off-topic greb og klager.
  4. 4 Sæt et ultimativt mål for mødet. Møder, der ikke har et målmål, vil uundgåeligt gennemgå mange emner - ofte uafhængige - og det kan resultere i forvirrede og kede medlemmer. Hvis du ikke har et ultimativt mål, så er der en god chance for at kalde et møde er unødvendigt.
  5. 5 Fokus på positive i et møde. Du kan sikre et vellykket gruppemøde ved at rose offentligt og kritisere privat. Offentlig kritik har tendens til at reducere den overordnede gruppemoral og kan endda forårsage rivalisering eller konkurrence inden for gruppen. I stedet diskuterer de gode ting under et møde og redder de dårlige ting til private 1-til-1 møder.
  6. 6 Undgå peer press. Gruppemøder bruges nogle gange til at samle medlemmer af gruppen om at blive enige om en bestemt beslutning. Du bør dog undgå at gøre dette, da det vil afspejle dig negativt på lederen. Overskydende peer-tryk vil også medføre dissonans blandt gruppen.
  7. 7 Adskilte personlige og forretningsmæssige spørgsmål. Det er ikke ualmindeligt for kolleger at blive venner med andre kolleger, men disse venskaber og relationer bør midlertidigt afvikles under et møde. Bias og favoritisme vil hurtigt opløse et møde integritet, og gruppekammeratskab kan blive beskadiget.
  8. 8 Husk at du er leder, men ikke nødvendigvis en diktator. For langsigtet succes over flere møder, vil du have folk til at deltage og tale op, når det er hensigtsmæssigt. Hvis du altid tilsidesætter andres forslag eller kommentarer, vil de over tid finde det forgæves og ophøre med at tale deres tanker. Lad folk være åbne og gøre deres bedste for at tage deres tanker i betragtning.