Foretage et møde for første gang kan være en nervepirrende oplevelse og kan endda lamme nogle mennesker. Det er dog en vigtig rolle, og at blive valgt til at lede et møde er en anerkendelse af, at du betragtes som en god leder og moderator for din gruppe, så tag det hjerte i den viden og vær forberedt!

Steps

  1. 1 Sørg for at have alle de nødvendige papirer. Bed sekretæren og andre relevante medlemmer om at give dig de rigtige papirer. Det er også forsigtigt at læse de principielle materialer, der vil blive diskuteret på mødet for at undgå følelser af baghold eller usikkerhed om, hvad der diskuteres.
  2. 2 Udform dit eget syn på de mulige retninger af mødet. I hovedsagen ses en formand som en neutral part, der forventes at styre mødet og tage hensyn til alle synspunkter der. Dette betyder ikke nødvendigvis, at du ikke kan vise dine farver (det afhænger af forfatningen eller arten af ​​den gruppe, der er formand), men det sætter dig i stand til at vise respekt for alle synspunkter og forventer det fra alle deltagere. Hvis du har udarbejdet i forvejen, hvilke mulige problemer og bekymringer der måtte være sammen med eventuelle muligheder for flygtige situationer, vil du være velforberedt på, hvad der måtte opstå. Planlæg i forvejen hvordan du vil håndtere hvert muligt scenario.
  3. 3 Forbliv rolig. Alle øjne er generelt ikke på dig for indhold - øjnene vil være på dig for lederskab og opsummering af synspunkter. Det betyder, at du skal bemærke de synspunkter, retninger og muligheder, der opstår under mødet, så du kan afspejle diskussionen tilbage til gruppen og præsentere de beslutninger, der skal afstemtes efter behov. Hvis du er en formand, der er i stand til at påvirke resultatet af et møde ved direkte afstemning eller ved at træffe den endelige beslutning om at møde ting, så har du bemærket alles synspunkter og opsummering blevet endnu vigtigere som et middel til at begrunde dine beslutninger.
  4. 4 Kend reglerne for mødet. Du bør læse reglerne for mødet. Stil spørgsmål om kontorbærere Før deltage i mødet, så du ikke er usikker på ting. Husk dette, hvis du ikke husker noget andet - "reglerne er dine venner". De er de værktøjer, som du kan holde orden på i mødet, lede medlemmer tilbage til de relevante punkter og diskutere din stemmeafstemning. Reglerne vil hjælpe dig med at være en mere effektiv formand.
  5. 5 Tag dyb indånding, før du kommer ind i rummet. Det hjælper med at komme et par minutter tidligt til at oprette dine papirer og hilse på mødedeltagere. Hvis du ikke kender deres navne, skal du have et visuelt diagram over, hvem der sidder, hvor du kan henvise til. Hold et lille notesblok og favorit penne eller blyant for at skrive ned vigtige punkter, spørgsmål og resuméer. Sørg for, at dine papirer er i orden, inden du begynder mødet.
  6. 6 Være ærlig. Folk er generelt tilgivende, hvis du gør det klart, at du er en nybegynder. Hvis du ikke ved noget, kan du sige, at du vil tage det på varsel og komme tilbage, eller du kan åbne spørgsmålet til mødegruppen. Eller du kan indrømme, at du ikke kender, mens du stadig lærer, og at du placerer dig selv ved nåden af ​​dem omkring dig, der hjælper med at reagere. Denne sidste handling afhænger selvfølgelig af mødet og kan ikke være hensigtsmæssigt i nogle miljøer, hvor det er vigtigt at formidle en følelse af kontrol. Men i det væsentlige er det bedre at være åben og gennemsigtig om dine begrænsninger end at udføre en handling, der skaber problemer for projektet, gruppere eller behandle på lang sigt.
  7. 7 Stol på dine evner. Som sagt fra starten er det vigtigt at stole på dig selv. Du er i denne rolle, fordi andre mener, at du kan udføre det. Alle forventer en læringskurve og forudsat at du accepterer at dine mødemedlemmer har tillid til dig, det er sandsynligt, at du hurtigt vil vokse til at elske rollen.