Sådan får du et bedre indtryk på telefonen

Gør et positivt indtryk over telefonen er en færdighed, som alle kan mestre. Nøglen er at anvende den rigtige lyd og etikette, da den anden person ikke kan se dig. At være afhængig af lyd i stedet for andre sanser kan være udfordrende først. Men med lidt øvelse og forberedelse vil du snart høre som en proff.

Første del af tre:
Forberedelse til dit opkald

1. 1 Bestem hvad du vil opnå. Hvis du tager et par minutter til at forberede det, kan det hjælpe dig med at lyde trygt og holde fokus. Kom med nogle få mål, som du håber at opnå på dit opkald. Du kan endda forsøge at lave en tjekliste, så du bliver på opgave.^[1]
   • Et muligt mål kunne være at give et stærkt indtryk hos en potentiel arbejdsgiver. Det kan medføre at vise interesse for jobbet, vise viden om virksomheden og gøre et stærkt tilfælde af, hvordan du vil være gavnlig for deres mission. Du kunne skrive ned specifikke resultater af din, der er relevante for jobbet for at sikre, at du ikke efterlader noget.
   • Et andet muligt mål er at sælge et produkt. Dette kan indebære at forklare produktets brug, hvilket gør en sag om, hvordan produktet vil gavne kunden og tilbyde en fordel at købe produktet straks.
2. 2 Skriv ned oplysninger før opkaldet. Den enkle handling at skrive ned personens navn og eventuelle talepunkter, før du ringer op, vil sætte dig i ro. På den måde, hvis du begynder at føle dig nervøs, mens du taler til personen, behøver du ikke bekymre dig om at glemme noget vigtigt. Det er lige der foran dig!
3. 3 Repetér opkaldet. Hvis du bruger tid på at praktisere dit telefonopkald, kan du hjælpe dig med at løse eventuelle problemområder på forhånd. Måske er du ikke helt sikker på, hvordan man ordfører noget, eller hvordan man oplever et vanskeligt emne. Hvis du regner med dette på forhånd, kan du brise forbi eventuelle potentielle udfordringer.
   • Prøv at spørge en ven om hjælp. Hvis du for eksempel vil interviewe for en stilling, kan din ven fungere som den potentielle arbejdsgiver og udføre en mock-samtale med dig. Dette kan være nyttigt, fordi din ven måske tænker på spørgsmål eller bemærker aspekter af din tale, som du har overset.
   • Prøv også at optage dig selv. Dette vil give dig en chance for at høre, hvad den anden person vil og foretage justeringer. Vær opmærksom på lyden af ​​din stemme og arbejdet med ordsætninger på en klar, præcis måde.
4. 4 Brug det rigtige udstyr. Da et telefonopkald helt afhænger af lyd, er det af stor betydning at bruge en telefon af høj kvalitet. Ligegyldigt hvor godt du taler, hvis personen ikke kan forstå dig, vil de ikke blive imponeret. Brug en fastnet over en mobiltelefon, da mobiltelefoner skæres ind og ud afhængigt af tjenesten. Sørg for, at der ikke er nogen statisk på linjen og sluk for opkald venter for at undgå afbrydelser.^[2]
5. 5 Gennemfør positivt kropssprog. Da personen ikke kan se dig, kan det være fristende at slække eller knuse over. Men vidste du, at dette kan komme igennem i lyden af ​​din stemme? Hvis du står tilbage med dine skuldre og ser lige ud, lyder din stemme meget mere autoritativ og selvsikker.^[3]
   • Prøv smilende for at hjælpe din stemme lyd positiv og optimistisk. Det kan måske føle sig underligt i starten, men husk at din fysiske karakter kommer igennem i din stemme. Den, der ringer op, tror kun, at du lyder varmt og behageligt og ikke har nogen idé om, at du pludselig smiler i den anden ende.
6. 6 Gå et sted stille. Fortrinsvis ikke i din bil! Find et stille, stationært rum, hvor du ikke vil blive generet. Baggrundsstøj kan være utroligt distraherende på et opkald og lyder altid uprofessionelt. Et roligt værelse hjælper dig med at fokusere på den, der ringer op, og lade dem fokusere på dig i stedet for den underlige bippelyde eller det nærliggende par i nærheden.^[4]
7. 7 Se på et billede. Hvis du har problemer med at lyde positivt, så prøv at se på noget der får dig til at føle dig godt. Få et billede af dit yndlingssted eller din familie i nærheden. Dette kan øge dit humør, som altid vil vise sig i din stemme.
8. 8 Har et glas vand i nærheden. Hvis samtalen linger, vil du ikke have din stemme til at blive tør og ridset. Nogle gange kan nerver også bidrage til tør mund. Den enkle handling med at have vand vil hjælpe dig med at tale med et godt volumen så længe du har brug for det.^[5]
9. 9 Har en pen og et stykke papir praktisk. Dette er for at tage nogle noter under samtalen. Få det klart, før du ringer op, så du ikke behøver at tænke på det. Nogle gange kræver telefonsamtaler opfølgning eller yderligere trin. I stedet for at prøve at huske alt dette på stedet, skal du skrive det ned, så din konversationssucces kan fortsætte selv efter det første opkald.
10. 10 Har ressourcer til rådighed. Afhængigt af telefonopkaldets karakter kan det være meget nyttigt at have relevante ressourcer til reference. På denne måde kan du hurtigt tjekke dine ressourcer frem for at stole helt på hukommelsen.
    • For en jobsamtale kan du overveje at udskrive nogle oplysninger om virksomheden og eventuelle spørgsmål, du har.
    • For et salgsopkald vil du sikkert have oplysninger om dit produkt ved hånden.
    • Hvis du forsøger at lave en dato med nogen, skal du forsøge at få oplysninger om det sted, du vil have, og have din kalender med dig.

Del to af tre:
Taler passende

1. 1 Tal tydeligt. Dette betyder formulerende ord, ved hjælp af ordentlig intonation og taler langsomt. Øv dette i forvejen, så det bliver anden natur og optag dig selv for at kontrollere, hvordan du lyder. Det skal aldrig lyde robot eller tvunget, men klart og behageligt. Lyden af ​​din stemme går langt i et telefonopkald. Sørg for at du ikke mumler!^[6]
   • Øvelse taler langsommere end normalt. Da det er sværere at forstå nogen over telefonen, skal du sørge for at tage din tid uden at trække på.
   • Åndedræt spiller også en stor rolle i tale. Tag en dyb indånding, før du begynder samtalen, og prøv derefter at opretholde jævn, stabil vejrtrækning hele vejen igennem.
2. 2 Taler høfligt. At lave gode ordvalg er af største vigtighed. Hvis du prøver at lyde professionelt, er det aldrig hensigtsmæssigt at sværge. Når du er i tvivl, fejl på siden af ​​høflighed. For eksempel i stedet for at kontakte en kollega og sige: "Hvad sker der?" Prøv noget lidt mere formelt som: "Hvordan har du det i dag?"^[7]
   • En almindelig høflighed, når du ringer op, er at spørge opkaldsmanden: "Er dette en god tid for dig?" Dette viser overvejelse for den anden person og kan fjerne det potentielle ubehag ved at få dem til at skynde sig igennem samtalen.
   • Retfærdig tale i andre konversationsområder finder også anvendelse på telefonen. For eksempel skal du ikke undervurdere kraften i enkle sætninger som "venligst" og "tak". Sørg desuden for ikke at afbryde den anden person.^[8]
   • Vær også høflig af lytterens tid. Der er ingen grund til at ramble på eller snakke andres øre. Prøv at komme til det punkt.
   • Måske er nummer én høflighed enkel ærlighed. Det viser den person, at du respekterer dem nok til at fortælle dem sandheden. Ligegyldigt hvor fristende, prøv ikke at strække sandheden for at få dig til at se bedre ud. Dette skader rapport og til sidst kommer til overfladen.
3. 3 Lyt aktivt. En stor del af at være en god conversationalist på telefonen sker uden selv at tale. Det er vigtigt at virkelig lytte til den anden person og derefter reagere i overensstemmelse hermed. Hvis du har svært ved at være opmærksom, skal du prøve at skrive et par noter om, hvad de siger.
   • For at vise, at du har lyttet, gentag en del af, hvad de sagde, når du reagerer, f.eks. "Jeg satte pris på hvad du sagde om at sætte kunder først. Det er også meget vigtigt for mig. "Så kan du tilføje til, hvad de sagde for at fortsætte samtalen.
4. 4 Brug opkalderens navn. Dette er et dejligt personligt præg. Det hjælper med at udvikle en forbindelse med opkalderen som en person i stedet for bare den stemme i den anden ende af linjen. Der er ingen grund til at overdrive det, men til tider skal du medtage det. Du kan prøve at sige: "Jeg nød virkelig den tid, vi brugte sammen, Linda, og jeg håber vi kan mødes igen engang."
5. 5 Slut på en positiv note. Det endelige indtryk du laver er den note, du vil forlade personen med. Dette vil være det, der holder sig i deres tanker. Vær sikker på at takke dem for deres tid og prøv kort at minde dem om en positiv af din samtale. For eksempel kan du sige noget som om, "Jeg sætter pris på, at du tager dig tid til at tale i dag. Jeg er glad for, at vi havde mulighed for at sætte disse mål for vores virksomhed. "^[9]

Del tre af tre:
Brug af telefonetikette

1. 1 Svar din telefon straks, når den ringer. Hvis du forventer et vigtigt opkald, skal du holde din telefon i nærheden og forsøge at svare på det inden for tre ringe. At lade din telefon ringe i lang tid kan få den, der ringer op, ubetydelig eller blive utålmodig.
2. 2 Returner opkald straks, når nogen forlader dig en besked. Prøv at reagere så snart du er i stand til. Dette viser den, der ringer op, at du sætter pris på dem. Hvis du skulle være tilgængelig, da de ringede, skal du sørge for at undskylde og give dem en kort forklaring på hvorfor du ikke var der. For eksempel kan man sige: "Jeg er ked af at jeg ikke var der, da du ringede. Min søns fodboldkamp gik i overarbejde. "Når det er muligt, så prøv at lade personen vide før tiden, at du ikke vil være tilgængelig.^[10]
3. 3 Har en professionel lydende telefonsvarer. For de tidspunkter, hvor du ikke er i stand til at komme til telefonen, skal du have en forudindskrevet besked snarere end en computeriseret. De meddelelser du forlader siger meget om dig. Hvis de er uvenlige eller tilfældige, kan de lade dine lyttere have et negativt indtryk.
   • Vælg noget som, "Hej! Dette er Drew. Jeg er i øjeblikket utilgængelig til at besvare dit opkald. Venligst send dit navn og dit nummer, så returnerer jeg dit opkald så hurtigt som muligt. Mange tak og have en god dag! "I stedet for at have en computeriseret stemme siger" Box 3709 - efterlad en besked ved tonen ".
4. 4 Opfølg efter behov. Ofte kræver et telefonopkald flere samtaler. Sørg for at få de oplysninger, der er nødvendige for at følge op med personen og altid gøre, hvad du siger, du vil. Hvis du fortæller nogen, "Jeg vil se på disse tal og komme tilbage til dig senere i dag", så sørg for at du tjekker tallene og vender tilbage til dem den dag!
   • Hvis nogen beder dig om oplysninger, som du ikke har i øjeblikket, spørg dem, om det er acceptabelt at undersøge det og ringe dem tilbage. Du kan sige noget, "Jeg er ked af det, men jeg har ikke den information lige nu. Ville det være ok at finde ud af og ringe til dig?"
5. 5 Ring i åbningstiden. Hvis du ikke er sikker på, hvornår du skal ringe, er det normalt en god tid at gøre normale arbejdstider (9:00 til 17:00). Der er ikke noget værre end at blive vågnet af et telefonopkald.
6. 6 Forlad en kvalitetsmeddelelse, hvis personen ikke reagerer. Angiv dit navn, nummer og årsagen til dit opkald. Sørg for at bremse, når du forlader dit telefonnummer, så de har mulighed for at skrive det ned.