Det er vigtigt at have høflig og venlig telefon etikette, når du besvarer telefonen, især hvis du taler til en fremmed eller taler på en arbejdsplads. Når du svarer på telefonen, er det vigtigt at vide, hvordan man svarer korrekt, så du ikke starter samtalen på en dårlig fod. Besvar telefonen høfligt ved at tale tydeligt, fokusere på opkaldet og opretholde professionalisme, hvis du er i et arbejdsmiljø.

Metode En af tre:
Håndtering af professionelle opkald

  1. 1 Pick up efter 2 eller 3 ringe. Når du besvarer opkald på arbejdspladsen, lad telefonen ringe 2 eller 3 gange, før du svarer på det. Hvis du lader det ringe mere end 3 gange, kan den, der ringer op, blive utålmodig og føle, at deres opkald ignoreres.[1]
    • På den anden side, hvis du afhenter efter den første ring, kan den, der ringer op, blive overrasket af det hurtige svar. De har måske ikke haft tid nok til at komponere deres tanker.
  2. 2 Forbered en professionel hilsen. Når du svarer på telefonen på dit kontor, ved du ikke altid hvem der er i den anden ende af telefonen. Det kunne være din chef, en kunde, en af ​​dine kolleger eller endog et forkert nummer.
    • En professionel hilsen som "God morgen" eller "Hvordan kan jeg hjælpe dig?" Hjælper med at afslutte samtalen på højre fod.
    • Selv hvis du har et opkalds-id og tror det er en arbejdsvenn, der ringer, kunne nogen have lånt deres telefon. Besvarelsen af ​​telefonen med "Ja, hvad?" Kan give opkald til det forkerte indtryk af dig.
  3. 3 Identificer dig selv og din organisation. I forretningssituationer er det bedst at besvare telefonen med dit navn og firma. For eksempel, siger "Tak fordi du ringede til Smiths Auto Body. Dette er Joan, hvordan kan jeg hjælpe dig? "[2]
    • Mange kontorer har deres eget script til at besvare telefonen, så sørg for at du følger den regel, din virksomhed har angivet. Hvis du ikke er sikker på din virksomheds telefonskriptur, skal du spørge din vejleder.
  4. 4 Pænt spørg, hvem der ringer, hvis du ikke ved det. Ofte vil personen ikke kun give dig deres navn, men også give oplysninger om, hvorfor de ringer. Hvis du ikke har Caller ID, genkendte du ikke nummeret eller ikke hørte, hvad personen på den anden linje sagde, spørg dem igen ved at sige "Må jeg spørge, hvem der ringer?"
    • Når den, der ringer, har introduceret sig, adresserer opkalderen ordentligt med den titel, de giver. Hvis de siger deres for- og efternavn, og du vil være mere professionelle, ring dem efter deres efternavn.[3]
  5. 5 Tal direkte ind i mundstykket. Rid telefonen forsigtigt mod din kind og tal ind i mundstykket, som naturligvis skal falde i nærheden af ​​munden.[4] Du skal ikke bekymre dig om at lægge mundstykket for tæt på munden eller at skulle tale højt.
    • Hvis den person, du taler med, beder dig om at hæve din stemme, kan du tale lidt højere. Ellers skal du holde din stemme på et normalt konversationsniveau.[5]
  6. 6 Undgå at bruge slang eller profane sprog. Når du svarer på telefonen på arbejdspladsen, repræsenterer du din virksomhed til den person, du taler med i telefonen. Tal høfligt og undgå at bruge slang, forbandelse eller dårligt sprog. Selvom samtalen bliver opvarmet, og den person, du taler med sværger, skal du bevare din ro og være høflig.[6]
    • Selvfølgelig, når du taler på din personlige telefon til venner, kan du være uformel med dem og tale, hvordan du ville i en ansigt til ansigt samtale.

Metode To af tre:
Besvarelse af personlige opkald derhjemme

  1. 1 Svar i et roligt miljø. Hvis du befinder dig i et højt miljø, skal du flytte et eller andet sted mere stille, før du svarer på telefonen, eller sluk for musik eller fjernsyn, før du svarer. Du vil være på et sted, der er stille nok, så du kan høre den person, der taler til dig, og de kan høre dine svar. [7]
    • Et roligt miljø vil også give dig mulighed for at fokusere på den, der ringer op.
  2. 2 Stop dine andre opgaver, før du besvarer telefonen. Tag et kort øjeblik til at samle dine tanker, inden du svarer. Vær ikke distraheret, da dette kan føre til fejlkommunikation mellem dig og den person, du taler med. Hvis du er fri for distraktioner, vil den person, du taler med, føle, at de har din fulde opmærksomhed.[8]
    • Hvis du for eksempel skrev på din computer eller læste en bog, da telefonen ringede, skal du stoppe disse opgaver og koncentrere dig om opkaldet.
  3. 3 Sig "Hej" og angiv dit navn med en behagelig tone. Hvis du ikke genkender opkalds-id eller ved, hvem der ringer, kan du tilføje "Dette er Sam." For et mere formelt svar kan du f.eks. Sige: "Dette er Smiths 'bopæl."[9]
    • Hvis du så på Caller ID, som en ven eller et familiemedlem ringer til, er du velkommen til at sige "Hej Tom! Hvordan har du det i dag?"
  4. 4 Tag ned opkaldsoplysninger, hvis familiemedlemmet, de forsøger at nå, ikke er tilgængeligt. Hvis opkalderen forsøger at nå frem til en person, der ikke er hjemme eller ikke er tilgængelig, siger "Undskyld, fru Simpson, min far er ikke tilgængelig lige nu. Må jeg tage en besked? "Sørg for at registrere personens navn, telefonnummer og grund til at kalde på en notesblok i klar, læselig håndskrift.
    • Hvis du ikke har en notesblok i nærheden, så spørg personen på den anden linje for at vente, mens du hurtigt får en.

Metode Tre af tre:
Besvare opkald på din mobiltelefon

  1. 1 Hils opkalderen i en venlig tone. Når du besvarer en mobiltelefon, angiver opkalds-id typisk hvem der ringer til dig. Sig noget, "Hej Steve, hvordan har du det?" Selvom nummeret er privat eller skjult, er det vigtigt at besvare opkaldet på en venlig måde. Sig, "Hej, må jeg spørge, hvem der ringer?"
    • Da telefonopkald tendens til at være mere uformelle end opkald til en forretnings- eller fastnetlinje, behøver du ikke at sige dit navn, når du besvarer opkaldet.
  2. 2 Spørg, hvorfor personen ringer. Hvis du ikke kender personen, vær høflig ved at sige "Hvordan kan jeg hjælpe dig i dag?" Eller "Hvad kan jeg gøre for dig?" Hvis du kender personen, kan du sige noget som "Hvad sker der?"
    • Selvom du kender opkalderen, skal du undgå at svare svagt. Sig ikke "Hvad?" Eller "Hvad vil du have denne gang?"
  3. 3 Tal klart med din normale tone. Du skal ikke bekymre dig om at råbe i mundstykket eller overordne dine ord. I stedet taler du langsomt og tydeligt. Hvis du råber eller taler unaturligt, kan den person du taler til synes du er sur eller syg.[10]
    • Hvis personen i den anden ende af linjen lyder svag, skal du skrue op på lydstyrken på siden af ​​din mobiltelefon. Hvis de stadig er svage, så spørg dem om at lægge mundstykket tættere på deres ansigt.
  4. 4 Du må ikke svare på telefonen, mens tyggegummi eller mad. Hvis du er tyggegummi eller mad, skal du tage tid før du svarer på at spytte den eller sluge den. Du vil have din mund klar og klar til samtale, når du svarer på telefonen.[11]
    • Selvom du snakker med en ven, kan de have svært ved at forstå dig, hvis du har en mund fuld af mad.
  5. 5 Tal ikke med folk uden for opkaldet, indtil opkaldet er overstået. I hele telefonsamtalen må du ignorere alle eksterne distraktioner og give personen på den anden side af linjen din udelade opmærksomhed. Tal ikke med eller joke med andre mennesker, og undgå at forsøge at kommunikere lydløst, mens du også taler i telefonen.[12]
    • Selvom den person, du er i telefon med, ikke kan høre de ord, du siger til nogen personligt, kan de fortælle, at du ikke fokuserer fuldt ud på telefonsamtalen.