I dagens hurtige forretningsverden er det sandsynligt, at du har mere end én ting at arbejde på på et givent tidspunkt. For løbende at lykkes, skal du vide, hvordan du styrer flere projekter på én gang. Dette starter med at prioritere alt hvad du arbejder på, skrive detaljerede planer og holde projektoplysninger sammen. Du kan øve på at arbejde på frygtede projekter først, overgangen mellem projekter, når du sidder fast og reducerer meningsløse opgaver. Når du styrer andre mennesker, er det godt at vide, hvordan de kommunikerer og sørg for at delegere og lade folk arbejde.

Metode En af tre:
Organiserer effektivt

  1. 1 Prioriter dine projekter for at holde tingene i perspektiv. Ikke alt, hvad du arbejder på, har samme payoff for at afslutte det eller konsekvenser for ikke at færdiggøre det. Når du arbejder på projekter og hele tiden tilføjer mere til din liste, skal du bruge en slags system til at minde dig selv om, hvad der er det vigtigste og hvad du kan afskrække i lange mængder af tid.[1]
    • En måde at prioritere er at tage mærke til, hvornår tingene skyldes, og sørg for, at du for det meste arbejder på de ting, der skyldes det allerførste. Du skal stadig arbejde på langsigtede projekter over tid, snarere end at vente, indtil deadline er over dig.
    • Du kan også prioritere ud fra projektets størrelse eller vanskeligheden ved at få det gjort. Det kan være nyttigt at sætte en højere prioritet på vanskelige projekter, så du undgår at sætte dem af og skyndte dem i sidste øjeblik.
    • Udvikle et farvekodningssystem, der giver dig et hurtigt overblik over relative prioritetsniveauer. For eksempel, men du beslutter dig for at tildele prioriteter, gør rød den højeste, lilla midten og blåt det niveau, du kan holde af med.
  2. 2 Skriv ud en detaljeret proces for hvert projekt. Hvert projekt indebærer flere faser, trin eller aspekter. Gør en vane med at bryde projekter ned i bestemte stykker arbejde. Skriv disse ud og lav en plan for, hvordan du vil arbejde igennem hvert trin i processen. Tildel en tidsbegrænsning for hver opgave og hold dig til det, men overskat, hvor lang tid det vil tage, så du har noget pude.[2]
    • Det er den slags vane, der kan virke som om det kun bruger ekstra tid, men hvis du har en detaljeret vejledning til, hvad der skal gøres før du starter, hjælper det med at undgå at glemme noget undervejs.
    • Vær ikke bange for at gå overbord på detaljerne, fordi jo mere du udvider tingene, desto klarere bliver det, hvad du har brug for at få gjort. Plus, du vil føle, at du udfører mere, mens du arbejder gennem hver lille del af projektet.
  3. 3 Opbevar vigtige oplysninger på et enkelt, udpeget sted. Lagring af vigtige oplysninger om dine forskellige projekter på ét sted hjælper med at sikre, at du aldrig mister det. Dette kan betyde en notesbog eller et regneark eller en specifik mappe til alle projektdokumenter. Dette enkelt sted kunne have sektioner for grundlæggende info om alle projekter og specifik info om hvert enkelt projekt.[3]
    • Hvis det ikke giver mening at gemme oplysninger fra separate projekter på et centralt sted, skal du i det mindste sørge for at gemme alle oplysningerne for hvert enkelt projekt på ét sted.
    • Når du arbejder med et team, som alle har brug for adgang til sæt af dokumenter, skal du sørge for, at de har adgangskoder eller kopier af fysiske dokumenter.
    • Når et projekt er færdigt, overvej at udskrive dets dokumenter (hvis det giver mening at gøre det) eller flytning af alle projektets oplysninger. Måske vil du aldrig smide eller slette arbejde, du har gjort, men du kan i det mindste gemme det på et særskilt sted, der er udpeget specifikt til færdige varer.

Metode To af tre:
Opretholdelse af produktivitet

  1. 1 Vælg noget du frygter og kom til at arbejde på det første om morgenen. Undgå ting, du frygter at gøre, gør det aldrig lettere at gøre dem. Tvinge dig selv til at tackle de hårde ting tidligt på dagen, mens du er noget frisk. Du vil sjældent stoppe med at frygte noget, hvis du sætter det af længere. Når den frygtede opgave er afsluttet, vil du føle en byrde løftet og det vil anspore dig for resten af ​​dagen.[4]
    • Frygte opgaver kan ikke altid være de højeste prioriteter, men det er en undtagelse fra prioritetsreglen.
    • Hvis du frygter noget, der også sker for at være en tidskrævende opgave, vejer dette i tankerne. Måske kan du tackle en stor del af processen om morgenen en dag og afslutte den om morgenen den næste dag.
  2. 2 Gør kursusrettelser, når du rammer en væg. Du har tidspunkter, når du arbejder på noget vigtigt, men du rammer bare en væg og holder op med at gøre fremskridt. Stjerne på væggen og slå dig op er ikke hjælpsomme, så foretag en smidig overgang til andet arbejde. Du skal måske komme tilbage hurtigt, men at tage en pause vil hjælpe dig med at holde dig produktiv.[5]
    • At afbryde til en anden opgave kan ikke altid være en mulighed, især hvis du er under en stram tidskrævelse. Overvej din situation og handle i overensstemmelse hermed. Måske har du ikke tid til at skifte helt til et andet projekt, men du kan tage en fem minutters pause og refokusere.
    • Hvis du har tid til at skifte til et andet projekt, skal du give den den fulde opmærksomhed. Det er uden brug at skifte projekter, hvis dit sind sidder fast på den første.
  3. 3 Eliminere unødvendige aspekter af arbejdet. Du kan have vaner, mens du arbejder på projekter, men du indser, at ting ikke direkte bidrager til arbejdet ved hånden. Udfør ikke ekstra arbejde for dig selv. Vurder dine processer og se efter ting, du kan stoppe med at gøre. Dette vil frigøre tid til vigtige ting og vil strømline din indsats.[6]
    • For eksempel kan du måske altid lave et tema opslagstavle til nye projekter, hvilket kun er en taktik for at komme i gang. Eller måske kommer du op med sjove kode navne til holdmedlemmer, men du bruger dem aldrig under projektet.
    • Du vil ikke begynde at skære ting ud, som er værdifulde praksis, men prøv at være ærlig om, hvad ting bidrager og hvad tingene ikke gør.

Metode Tre af tre:
Arbejder med andre

  1. 1 Indstil grænser og sig nej. Du har en tærskel for, hvor meget du virkelig kan håndtere. Det er vigtigt at kende den grænse og forblive i søde stedet. Hvis du har maksimal kapacitet og en anden mulighed præsenterer sig selv, lær at sige nej. Det kan være bedre at gå glip af noget og faktisk få gjort det, du allerede har, end at tage på et andet projekt og fejle dem alle.[7]
    • At lære hvor præcis din grænse er, kan tage nogle forsøg og fejl. Hvis du ikke får det rigtigt første gang, skal du ikke opgive dig selv. Du skal finde din grænse på en eller anden måde, selvom det betyder at droppe bolden en eller to gange.
    • Måske er det nyudbudte projekt ikke noget, du har råd til at videregive. Overvej omhyggeligt, når dette er tilfældet. Du kan brænde en bro ved at slippe af med noget, du allerede har forpligtet dig til at arbejde på.
  2. 2 Tildel opgaver og ikke mikromanage. Når du har et hold, du arbejder med eller overvåger, er det altid bedst at delegere så meget af arbejdet som muligt. Du har tendens til at have lyst til at være i kontrol, men du har folk, der hjælper en grund. Giv folk opgaver i starten af ​​et projekt og lad dem gøre, hvad de er tildelt. Undlad at tage kontrollen halvvejs igennem.[8]
    • Når du har gode arbejdere, kan en gruppe mennesker blive mere færdige, end du kan helt alene. Hvis du har tendens til at gøre alt arbejdet, men delegering er en mulighed, overvej at overlade noget af arbejdet. Hvis du har medarbejdere til rådighed, lad ikke deres hjælp gå i spilde.
    • Hvis du har ansvaret, er det stadig dit ansvar at sikre, at alt bliver gjort. Indstil nogle gange, at du vil checke ind på fremskridt og derefter forlade dit hold alene, undtagen i de specifikke tider.
  3. 3 Lær dine gruppemedlemmers kommunikationsstil og arbejde med dem. Du kan være ansvarlig for folk, der arbejder meget anderledes end dig. For at være effektiv skal du acceptere det. At vide, hvordan hvert medlem af dit team kommunikerer bedst vil hjælpe dig med at få mere gjort. Uden at gå overbord, skal du tage højde for hver person, så du kan få det bedste arbejde ud af dem.[9]
    • Dette kunne især gælde for kommunikationsformer som telefon og email. Nogle holdmedlemmer kan foretrække et opkald, når du giver dem feedback. Andre vil værdsætte effektiviteten af ​​e-mail.
    • Det gælder også for hvem kan lide at joke, hvem foretrækker at være seriøs, og hvordan du skal ramme feedback. Du ønsker at komme sammen med dit team så meget som muligt, så de vil arbejde sammen med dig.
    • Opbevar notater på dine medarbejdere, så du kan være sikker på at anvende hvad du lærer om dem. Du kan spørge dem direkte om nogle af deres præferencer, eller det kan du bedre at finde ud af over tid.
  4. 4 Hold kontakten om fremskridt. Uanset om du er ansvarlig eller du rapporterer til en anden, er fremskridt opdateringer vigtige. Indstil tider med personer, du har ansvaret for for dem at opdatere dig. Vær proaktiv med at rapportere til din vejleder, da du får tingene færdige. Konsekvent, hvis ikke konstant, opdateringer vil holde et projekt bevæger sig glat.
    • Det kan være nyttigt at have fastlagt fremskridtsrapporter i forskellige projektfaser. Dette kan være dagligt til korte projekter, eller en gang om ugen til projekter, der er igangværende.
    • Dette er især vigtigt, hvis en del af et projekt bygger på den del, der ligger foran det. Hvis Tom venter på Leslie for at afslutte sin del, før han kan arbejde på hans, skal han vide, hvor langt hun er.
    • Indstilling af forventninger i begyndelsen for hvordan fremskridt opdateres vil blive håndteret er vigtigt. Du ønsker ikke at komme halvvejs igennem et projekt og overraske folk med en fremskridtskontrol.