Effektive ledere og holdledere overvåger aktivt deres medarbejdere på en række måder for at sikre, at lave kunstnere hurtigt bliver disciplineret og højt udøvende kunstnere belønnes. Overvågning af medarbejdere kan også hjælpe dig med at identificere områder, hvor medarbejdere spilder virksomhedstid eller ressourcer på private forhold. Med den rigtige software kan du blokere websteder, der er upassende eller ikke relevante for forretningsdrift. At overvåge medarbejderne succesfuldt uden at forårsage unødvendig kontorfriktion bør være målet for enhver effektiv leder.

Metode En af fire:
Definere forventninger

  1. 1 Lav en skriftlig forklaring på dine politikker. Dine politikker er kun effektive, hvis de forklares i klare vilkår i en medarbejderhåndbog eller vejledning. Denne vejledning skal være let tilgængelig for alle medarbejdere og definere, hvad dine politikker er, og hvad vil der ske, hvis de ikke følges. For enhver overvågningspolitik, du har, som f.eks. Internet- eller telefonovervågning, kan du også forklare den tankeproces, der førte til dine politikker. Hvis du forklarer hvorfor du gør det, kan det hjælpe med til at reducere mistillid fra medarbejdere, der skyldes overvågning af deres aktiviteter.[1]
    • Angiv klare politikker på tidspunkter, betalbare timer (hvis relevant), personlige telefonopkald og personlig internetbrug på arbejdspladsen. Opmuntre medarbejderne til at tage off-the-clock pauser, hvor det er relevant.
  2. 2 Sørg for, at medarbejderne er opmærksomme på disse politikker. Hvis nogen form for overvågning finder sted udover standardindcheckning på fremskridt, f.eks. Hvis du bruger telefon- eller internetovervågning, skal du informere dine medarbejdere direkte. Hold et møde eller send en masse e-mail for at forklare ændringer i overvågningspolitikken og forklare præcis, hvornår og hvordan oplysninger bliver optaget, gemt og slettet.
    • I nogle stater, som Connecticut og Delaware, er du lovligt forpligtet til at informere dine medarbejdere om enhver internetovervågning.
    • Selvom du ikke skal informere dine medarbejdere om overvågning, kan der være tilbageslag, hvis du ikke fortæller dem, og de finder ud af sig selv.[2]
  3. 3 Følg disciplinære retningslinjer nøjagtigt. Når en medarbejder undlader at følge dine politikker, skal du sørge for at den angivne disciplinære handling for denne overtrædelse er taget. Sørg for at anvende politikker lige for alle medarbejdere. Vær klar over dine hensigter. Dokument disciplinærsagen og få medarbejderen til at underskrive disciplinære planer. Hvis du undlader at følge disse retningslinjer korrekt, vil medarbejderne komme til at tro, at dine omhyggeligt fastsatte politikker ikke bliver virkeliggjort.[3]
  4. 4 Hold dine politikker inden for grund. Undersøg ikke for ofte eller institutér alt for begrænsende internetpolitikker. En nysgerrig chef kan reducere moralen og få medarbejderne til at føle sig nervøse. Fokuser på resultater, snarere end på proces. Hvis en medarbejder producerer godt arbejde og fungerer godt i et hold, må du ikke harp for meget på detaljerne.[4]
    • Giv din medarbejdere på øverste niveau mere frihed. Selvom det kan være hensigtsmæssigt at give en midlertidig eller administrativ assistent, der har ringe investering i din virksomhed, en computer, der står over for et åbent rum, du kan overvåge, vil medarbejdere på højt niveau forvente tillid.
    • Frihed til at arbejde deres egen måde vil sandsynligvis gøre medarbejderne på øverste niveau mere produktive, ikke mindre.

Metode To af fire:
Vurdering af produktivitet

  1. 1 Check ind på dine medarbejdere. Fra tid til anden, check ind med personale på deres eget kontor på en ubestemt tid. Hvis en medarbejder ofte "klikker væk" fra et vindue, når du går ind eller hænger op i telefonen, skal du muligvis udtrykke bekymring. At se medarbejdere i person kan også hjælpe dig med at tilbyde konstruktiv kritik for deres arbejde.[5]
  2. 2 Bed om en forklaring af, hvad en medarbejder har arbejdet på. En simpel måde at holde medarbejderne ansvarlig på er at have regelmæssige samtaler med dem om, hvordan deres arbejde går. Spørg dem, hvad de har gjort siden din sidste samtale, stiller flere spørgsmål og evaluerer deres svar, som samtalen udvikler. Bed om detaljer og konkrete beviser for resultater.[6]
  3. 3 Få medarbejderne til at dokumentere deres eget arbejde. Få din medarbejder til at registrere deres arbejdsgang i aktivitetslogfiler, tjeklister eller statusrapporter. Rapporter skal dog ikke være for tungt eller "travle", men bør tilskynde holdmedlemmer og ledelse til at holde kontakten og på samme side. Vær ikke bange for at bede om bevis for arbejde beskrevet i en rapport, når du taler med medarbejderen.[7]
  4. 4 Vurdere igangværende værker. Hvis du er bekymret for produktivitet, så spørg om konkret bevis for ydeevne, der er målbart og tidsbegrænset. Hvis en medarbejder er projektleder, skal du sætte milepæle, men også bede om planer og tidslinjer for projektet. Check med andre medarbejdere for at sikre, at alle medlemmer af projektteamet kommunikerer. Personligt spore fremskridt på længere sigt projekter og vurdere deres nøjagtighed og fuldstændighed.
    • For eksempel kan du overvåge dataindtastninger for en medarbejder, der er tildelt til administration af en database. Du kunne evaluere posternes aktualitet, deres nøjagtighed og deres overholdelse af firmaets retningslinjer.[8]
  5. 5 Spørg andre om medarbejderinteraktioner. Spørg leverandører, kunder og andre medarbejdere om deres interaktioner med en given medarbejder for at få et billede af, hvordan denne medarbejder har opført sig. Men du har brug for en måde at øge objektiviteten af ​​denne observation, så medarbejderne ikke er uretfærdigt repræsenteret. Når du beder om disse oplysninger, skal du bede om detaljer om interaktionen i stedet for visninger. Bed om beskrivelser af interaktionerne i stedet for evalueringer. Og hold altid et åbent sind; du ved aldrig, hvornår en medarbejder bliver vildledt.[9]

Metode Tre af fire:
Overvågning af onlineaktivitet

  1. 1 Vælg overvågningssoftware. Overvågningssoftware kan opstilles på en række måder. Den første ting at overveje er at indstille et komplet system med en server.Dette vil omfatte beskyttelse mod antivirus og malware samt medarbejderovervågning. Hvis du ikke har IT-personale til at vedligeholde udstyret, kan du bruge en skybaseret tjeneste som Trend Micro Business Security eller Symantec Cloud til at få disse tjenester. Disse tjenester er ikke enormt dyre; Forvent at betale omkring $ 150 om året.
    • Hvis du bare prøver at spore medarbejderwebbrug og blokere nogle websteder, vil en enklere softwarepakke gøre. Denne service bliver billigere og giver dig mulighed for at overvåge og filtrere websider, se tastetryk og indfange skærmbilleder. For eksempel leverer Interguard Sonar disse tjenester.
    • I nogle tilfælde kan du endda være i stand til at få rudimentære sporingssystemer gratis. For eksempel overvåger ActivTrak systemwebtrafik og producerer en månedlig rapport for dig.[10]
  2. 2 Bloker skadelige eller upassende websites. Arbejdsgivere har ret til at overvåge, hvilke websider deres medarbejdere besøger, og for at blokere websteder, som de anser ubetydelige for virksomhedens aktiviteter, upassende eller potentielt skadelige. Hovedsagelig blokerer arbejdsgiverne visse websteder for enten at sikre, at medarbejderne er produktive, som at blokere Facebook eller aktiehandelssteder, der distraherer dem, eller for at sikre, at medarbejderne ikke chikanerer kollegaer eller begår virksomhedsspionage.
    • Arbejdsgivere kan også blokere websteder, der anses for at være pornografiske eller hadiske.
    • Nogle overvågningspakker giver mulighed for fastsatte tidsgrænser på bestemte typer websites, for eksempel at tillade en bestemt mængde tid hver dag på sociale medier.[11]
    • Når du bemærker, at dine medarbejdere besøger et websted, der ikke er relateret til at arbejde ofte, skal du blokere for webstedet og derefter sende en mail, der minder dem om, at de er på virksomhedstid.[12]
  3. 3 Overvåg e-mail. Overvågning af e-mails er vanskeligere for arbejdsgiverne at retfærdiggøre. Inden du læser nogen medarbejders e-mails, skal medarbejderne underrettes om den politik, der gør det muligt at læse deres e-mails. Desuden har arbejdsgiveren normalt brug for en grund til den mistank, der førte dem til at læse e-mails, som en dokumenteret hændelse hos den pågældende medarbejder. Det er også svært for arbejdsgiverne at retfærdiggøre læsning af e-mails, hvis de oprindeligt hævdede, at e-mails vil være fortrolige.[13]
  4. 4 Sørg for at du overholder loven. Visse overvågningsforanstaltninger kan forstyrre medarbejdernes ret til privatlivets fred. Kontakt en ansættelsesadvokat, inden du installerer overvågningssoftware. Sørg for, at der er skrevet dokumentation om den software, som medarbejderne har underskrevet, og at alle forstår, hvad softwaren er til.[14]

Metode Fire af Fire:
Instituttering af andre former for overvågning

  1. 1 Optag telefonsamtaler. Føderal lov tillader arbejdsgivere at overvåge telefonsamtaler fra medarbejdere. Dette gælder dog kun for forretningsrelaterede opkald, som dem med kunder eller leverandører. En arbejdsgiver er generelt ikke tilladt at overvåge personlige opkald og skal stoppe optagelsen og overvåge opkaldet, når de opdager, at det er personligt. Den eneste undtagelse herfra er, hvis personlige telefonopkald er udtrykkeligt forbudt efter arbejdspladspolitik.
    • Optagelsen og overvågningen af ​​talemails skal kun ske med begrundelse, som en dokumenteret mistanke om forseelse.[15]
    • Telefonkonversationer kan optages ved hjælp af telefonkraner eller et elektronisk optagesystem. I nogle tilfælde kan dette knyttes sammen med din anden overvågningssoftware.
  2. 2 Konfigurer videoovervågning. Virksomheder bruger typisk videoovervågning for at afholde kunder fra at stjæle produkter. Men nogle virksomheder bruger også videoovervågning for at sikre, at medarbejderne bliver produktive og ikke overtræder virksomhedens politikker. Overvågning af medarbejdere på denne måde kan give dig upartiske bevis for ansvarsforbrydelser og kan også motivere dem til at arbejde mere flittigt. Den konstante følelse af at blive set kan dog gøre medarbejderne ubehagelige og føre til et fald i moralen. Af disse grunde skal du omhyggeligt overveje fordele og ulemper, inden du bruger videoovervågning.
    • I mange stater er videoovervågning også omhyggeligt reguleret af statens lovgivning. Tjek med din statslovgivning inden du gennemfører denne type overvågning.
    • Videotaping medarbejdere gør visse aktiviteter, som at bruge toilettet eller ændre, er altid ulovlige og kan resultere i strafferetlige sanktioner.[16]
  3. 3 Spor dine medarbejders placeringer. Visse apps, som Xora og TSheets, tillader arbejdsgivere at spore medarbejderbevægelse gennem deres smartphones. Dette bruges typisk til at klokke ind og ud og er lovligt, hvis medarbejderen giver samtykke. Men nogle ansatte spores 24/7 ved hjælp af softwaren, hvilket kunne give dem retlige grunde til at sagsøge deres arbejdsgivere for krænkelse af privatlivets fred. Hvis du implementerer denne type politik, skal du konsultere en advokat for at sikre dig, at du gør det lovligt.
    • Forsendelses- eller kørselsbaserede virksomheder kan også bruge trackers i køretøjer for at sikre, at chauffører bliver på rute. Dette er en almindelig praksis og er generelt acceptabel.[17]