5 måder at styre eksterne medarbejdere på | Svar på alle dine "Hvordan?"

Ansættelse af fjerntliggende medarbejdere er en fantastisk måde at klare talent på fra hele verden. At finde ud af, hvordan man effektivt kan styre fjerntliggende medarbejdere kan virke overvældende i starten, men der er et par tricks og værktøjer, du kan bruge til at holde dine telecommuters produktive og glade.

Metode En af fire:
Indstilling af forventninger

1 Etablere dine forventninger til dine fjernansatte foran. Hvis dine medarbejdere ikke forstår hvad du vil eller har brug for fra dem, vil de ikke være i stand til at lykkes. Detaljer alle dine forventninger i online-dokumenter, videoer eller diasshow, og send dem videre til dine medarbejdere. Sørg for at de indeholder alle de vigtigste oplysninger, dine medarbejdere skal have succes på deres job.^[1]
- For eksempel kan du oprette et introduktionsdokument til at give dine fjernansatte, når du ansætter dem, der beskriver deres ansvar og giver dem specifikke anvisninger til deres arbejde. Du kan endda inkludere links til andre dokumenter eller videoer, der adresserer specifikke scenarier, som dine medarbejdere kan støde på, så de ved, hvad du forventer at de skal gøre i disse situationer.
2 Brug tidsfrister til at hjælpe dine fjernansatte med at opfylde dine forventninger. Uden tidsfrister, vil dine fjernmedarbejdere ikke vide, hvor meget tid de skal bruge på deres arbejde, eller når de skal gøre det. Deadlines vil hjælpe dine medarbejdere med at styre deres tid effektivt, og de giver dig en god følelse af hvordan meget arbejde udføres af dine medarbejdere.^[2]
- Deadlines er også en god måde at spore, hvor produktive dine eksterne medarbejdere er. Hvis en medarbejder holder manglende deadlines, ved du, at du skal nå ud til dem og overgå dine forventninger igen.
- Du kan altid justere dine frister senere, hvis de ikke træner. Hvis du opdager en deadline, du angiver, ikke er realistisk, kan du udvide den med et par dage.
3 Giv dine medarbejdere en kvote, hvis deadlines ikke gælder for det arbejde, de gør. Nogle gange er fjernansatte ansat til at udføre mange korte på hinanden følgende opgaver, hvor deadlines ikke giver mening. Hvis det er tilfældet for dine medarbejdere, så prøv at komme op med en kvote, de skal møde i stedet for at hjælpe dem med at styre deres tid og være produktive.
- Hvis du for eksempel ansætter eksterne medarbejdere for at svare på kundeforespørgsler til din virksomhed, kan du lade dine medarbejdere vide, at du forventer, at de svarer 3-4 forespørgsler pr. Time.
- Hvis du har brug for hjælp til at komme op med en kvote, skal du forsøge at gøre det arbejde, dine eksterne medarbejdere gør for en dag eller to for at se, hvad der realistisk kan udføres af en person.
4 Lad dine medarbejdere vide, om de ikke opfylder dine forventninger. Hvis du opdager, at en af dine medarbejdere ikke opfylder deres frister eller kvoter, skal du nå dem. Nem dine bekymringer og spørg, om de har spørgsmål eller har brug for hjælp til noget. Hvis problemet er tilbagevendende, skal du overveje, om medarbejderen passer godt til din virksomhed.^[3]
- For eksempel kan du e-maile din medarbejder og sige "Hey Jon, jeg har bemærket, at du ikke opfyldte dine deadlines de sidste 2 uger. Det er virkelig vigtigt, at du får dit arbejde til tiden. Er der noget jeg kan gøre for at hjælpe? "

Metode To af fire:
Kommunikere effektivt

1 Kommuniker med dine fjernansatte på en klar og præcis måde. En af udfordringerne ved at arbejde med eksterne medarbejdere er, at det er sværere at afklare eventuelle misforståelser. Da du ikke er i gangen for at besvare deres spørgsmål personligt, er det vigtigt, at du er så klar som muligt foran dig, når du kommunikerer med dem. Hvis du giver dine medarbejdere instruktioner eller sender en gruppe email, skal du først skrive det og læse det for at sikre, at det er klart. Undgå at bruge kompliceret, vagt sprog så meget som muligt.^[4]
- Har nogen andre på kontoret læse dit notat før du sender det ud for at se, om det er let at forstå.
2 Planlæg rutinemæssig en-til-en videokonferencer. Kommunikation over video med hver medarbejder giver dig mulighed for at forklare virksomhedens opdateringer og forventninger mere dybtgående, og det er en fantastisk måde at oprette ansigt til ansigt med dine eksterne medarbejdere på. Der er mange forskellige videochatplatforme, du kan vælge imellem, som Skype og Google Hangouts. Prøv at komme ind i mindst 1 videokonference månedligt og individuelt med hver medarbejder.^[5]
3 Kommuniker som en gruppe ved hjælp af chatplatforme. At sende beskeder via en chatplatform er nemmere end at bruge gruppemeddelelse. Når du har en besked om at dele med en gruppe af dine medarbejdere, kan du hurtigt tilføje alle modtagere i platformen til en besked og sende den. Chatplatforme er også en god måde for dine fjerntliggende medarbejdere at kommunikere med hinanden og hurtigt stille spørgsmål uden at skulle sende en mail.^[6]
4 Tag hensyn til tidsforskelle, når du kommunikerer. Da du arbejder med eksterne medarbejdere, er der en god chance for, at ikke alle vil arbejde i samme tidszone. Hvis det er muligt, skal du planlægge opkald og gruppechat i gange, hvor alle arbejder. Det kan hjælpe med at holde en liste over alle medarbejdernes tidszoner, så du kan henvise til det, når du planlægger begivenheder.
- Hvis du har brug for at komme i kontakt med en af dine medarbejdere om noget, men det er sent, hvor de bor, spørg dig selv, om det kan vente til næste dag. Du kan også sende dem en email, så de får det første ting om morgenen.
5 Brug humørikoner og GIF'er til at gøre dine medarbejdere tilpas. Ikke-verbale signaler som smilende og nikkende spiller en stor rolle i kommunikationen, hvilket gør det muligt at kommunikere med eksterne medarbejdere via email eller en chatplatform, der er vanskelig i nogle tilfælde. Du kan løse problemet ved at tilføje humørikoner eller GIF'er til de meddelelser, du sender dine medarbejdere. De vil sætte pris på den venlige gestus, og det vil medvirke til at forhindre, at dine beskeder ser ud til at være aggressive.^[7]
- Hvis du for eksempel spørger en af dine medarbejdere, hvorfor de gjorde noget på en bestemt måde, kan du inkludere et smiley-face-emoticon i slutningen af beskeden for at vise dem, at du ikke er sur.

Metode Tre af fire:
Sporingsproduktivitet

1 Få dine eksterne medarbejdere til at logge deres produktivitet. Opret en formular eller et regneark, hvor dine medarbejdere kan indsende opgaver, de gennemfører, og hvor lang tid det har taget for at gøre dem. Du kan regelmæssigt gennemgå deres indsendelser for at sikre, at de er på rette spor. Hvis nogen glider bagud, kan du fange det tidligt og nå ud for at løse problemet.^[8]
2 Planlæg regelmæssige gruppeopkald for at diskutere, hvad alle har opnået. Rutinemæssige gruppeopkald er en fantastisk måde at holde dine fjernansatte ansvarlige og overvåge deres produktivitet. Du kan bruge opkaldsfunktionen på en chatplatform for at få dine eksterne medarbejdere til at ringe på samme tid. Så skal alle gå rundt og sige, hvad de har arbejdet med, og hvilke projekter de har afsluttet for nylig. Tag noter under opkaldet og gennemgå dem senere for at sikre, at alle får nok arbejde.^[9]
3 Prøv en tidsporingssoftware. Der er en bred vifte af software og apps til rådighed, der giver dig mulighed for at overvåge, hvor lang tid dine eksterne medarbejdere bruger på deres projekter. Nogle programmer vil endda tage skærmbilleder af dine computers computerskærme i løbet af arbejdstiden, så du kan overvåge, hvad de arbejder på.^[10]
- Hvis du beslutter dig for at bruge en tidsporingssoftware, skal du sørge for at være gennemsigtig og forklare dine medarbejdere, hvorfor du gør det, så du opretholder et miljø af tillid og respekt.

Metode Fire af Fire:
Oprettelse af et teammiljø

1 Udsend et ugentligt nyhedsbrev for at udfylde eksterne medarbejdere i virksomhedens opdateringer. Selvom dine fjerntliggende medarbejdere ikke arbejder på kontoret, vil du stadig have dem til at føle, at de er en del af holdet. Da de ikke kommer til at være vidne til store ændringer eller begivenheder hos virksomheden, udarbejder du et nyhedsbrev hver uge for at holde dem opdaterede og få dem til at føle sig inkluderet. Du kan også inkludere nyttige produktivitets- og effektivitets tips i nyhedsbrevet, så det er endnu mere nyttigt.^[11]
2 Giv dine medarbejderfirma beklædning, så de føler sig inkluderet. T-shirts, nøgleringe, tasker eller andre varer med firmaets logo på dem ville alle fungere. At give dine fjernt ansatte en lille del af firmaet vil hjælpe dem med at føle, at de er en del af holdet.^[12]
3 Vær i personlige sammenkomster for dine eksterne medarbejdere. Planlægning af møder er en fantastisk måde for dig og dine medarbejdere at kende hinanden uden for e-mail og videokonferencer. Du kan invitere dine medarbejdere til at besøge virksomhedens hovedkvarter, eller du kan arrangere en tur til en anden placering og bringe nogle mennesker fra kontoret sammen med dig.^[13]