En præstationsforbedringsplan (PIP for kort) er et standardværktøj til at hjælpe medarbejdere, der er underpræstationer. Formålet med en præstationsforbedringsplan er at hjælpe en medarbejderadresse og rette eventuelle problemer i hans eller hendes arbejde. Som tilsynsførende er det vigtigt at udvikle en præstationsforbedringsplan, inden der træffes disciplinære tiltag mod en medarbejder for at medtage ham eller hende i strategiske forbedringer af præstationerne.

Første del af tre:
Identifikation af problemet (erne)

  1. 1 Dokumentets ydeevne problemer. Før du sætter en medarbejder på en præstationsforbedringsplan, skal du have et specifikt bevis på, at han eller hun er underpræstationer på jobbet. Brug information, der er objektiv, faktisk og detaljeret til at dokumentere problemer med medarbejderens præstationer. Det anses generelt for bedste praksis at anvende et konsekvent format i dokumentation af medarbejderpræstation, så alle medarbejdere vurderes retfærdigt. Din dokumentation skal indeholde følgende:
    • Medarbejderinformation (navn, titel, ID-nummer, hvis relevant osv.)
    • Relevante datoer
    • Beskrivelse af ydeevne uoverensstemmelse
    • Beskrivelse af forventet ydeevne
    • Beskrivelse af den faktiske ydeevne
    • Eventuelle specifikke regler eller politikker, der måtte have været overtrådt [1]
  2. 2 Tal med din medarbejder om dine bekymringer. Gennemfør et ærligt ansigt til møde med den pågældende medarbejder for at dele de observerede problemer med hans eller hendes præstationer. At dele dine observationer med din medarbejder er vigtigt, så han eller hun forstår dit synspunkt og erkender, at der er et problem. Brug din dokumentation til at give så meget specifik information til medarbejderen som muligt. Vær objektiv, og brug ikke inflammatorisk eller accusatory sprog, så medarbejderen ikke føler sig angrebet.
  3. 3 Fremhæv de måder, hvorpå din medarbejders adfærd afviger fra den forventede adfærd. Lad medarbejderen vide, om han eller hun har begået en specifik politisk overtrædelse, ikke holder op med arbejdskvoter eller simpelthen ikke opfylder forventningerne til stillingen. Fokuser på udfaldet af adfærd snarere end på individet, så din medarbejder ser hvordan hans eller hendes adfærd påvirker resultaterne på jobbet eller på arbejdspladsen som helhed.

Del to af tre:
Udarbejdelse af en handlingsplan

  1. 1 Etablere specifikke målbare forbedringsmål for din medarbejder. Målene skal være endelige og om muligt indeholde tal, der kan måles senere for effektivt at vurdere fremskridtene. Undgå generaliseringer eller ordlyd, som kan tolkes på flere forskellige måder. Specificitet i forbedringsmål vil forhindre misforståelser af forventninger mellem dig og din medarbejder. Nogle eksempler på specifikke mål er:
    • "Medarbejder vil producere mindst 150 enheder om måneden."
    • "Medarbejderen vil klokke ind til arbejde senest kl. 9.00 hver dag."
    • "Medarbejder vil ikke have mere end en beregningsfejl pr. Rapport."
  2. 2 Medtag en detaljeret liste over tilgængelige ressourcer. Eventuelle ressourcer, som din medarbejder har adgang til, bør noteres (og muligvis forklares). Dette hjælper dig med at dokumentere, at du har ydet hjælp til medarbejderen og giver dem en ide om de værktøjer, der kan hjælpe ham eller hende til at forbedre. Sørg for at medarbejderen er opmærksom på disse understøtninger og hvordan han eller hun skal bruge dem på passende vis.
    • Disse ressourcer kan omfatte midler, træningsmaterialer, tid væk fra det normale ansvar eller andre menneskers tid og ekspertise.
    • For eksempel kan en medarbejder, der kæmper med tidsstyring, få adgang til et administrativt planlægningsværktøj, der hjælper med at organisere og fastsætte tidsmål for arbejdet afsluttet.
  3. 3 Opret en tidslinje for at opnå præstationsforbedringsmål. Dette vil holde medarbejderen på rette spor for at nå målene i hans eller hendes plan om at gøre stabile fremskridt hen imod overordnet præstationsforbedring.
    • Angiv start- og slutdato i medarbejderens præstationsforbedringsplan, normalt en periode på 30-90 dage.
    • Angiv datoer mellem start- og slutdatoer og identificer benchmarkmål, der skal opfyldes på disse datoer.
  4. 4 Identificer den beregning, der skal bruges til at måle fremskridt. For at undgå enhver forvirring fra medarbejderens side skal du være så specifik som muligt i hvordan du vil vurdere hans eller hendes fremskridt i retning af at nå mål. Forskellige mål vil kræve forskellige målemetoder. Hvis for eksempel forbedret deltagelse er målet, skal du angive, hvordan du vil holde øje med medarbejderens deltagelse. Nogle eksempler er:
    • "Medarbejder vil klokke ind ved hjælp af _______ computersoftware, tilsynsførende vil gennemgå deltagelsesregistre på dette program."
    • "Medarbejder rapporterer til tilsynsførende i starten af ​​hver arbejdsdag."
  5. 5 Angiv de påtænkte konsekvenser efter afslutningen af ​​præstationsforbedringsplanen. Inkluder de specifikke handlinger, du vil tage, hvis målene er opfyldt eller uberørt ved udgangen af ​​præstationsforbedringsplanen. Din medarbejder skal gøres fuldt ud opmærksom på, hvad der vil ske, når planen slutter, så han eller hun ved, hvad de kan forvente ved at komme videre. Nogle eksempler på konsekvenser er:
    • "Medarbejderen er på prøve, indtil han eller hun har gennemført mindst tre af de fem mål, der er skitseret i resultatforbedringsplanen."
    • "Beskæftigelsen vil blive opsagt, hvis to eller flere mål skitseret i resultatforbedringsplanen ikke er opfyldt."
    • "Medarbejder vil blive overflyttet til stillingen om, hvis alle målene skitseret i resultatforbedringsplanen ikke er opfyldt."
  6. 6 Gennemgå effektivitetsforbedringsplan med din medarbejder. Det er vigtigt at gennemgå en præstationsforbedringsplan grundigt med din medarbejder, så du både forstår og føler dig komfortabel med vilkårene i planen. Dette er en aftale mellem to parter og kan fungere som et juridisk dokument i fremtiden, hvis det er nødvendigt.
    • Giv medarbejderen en kopi af præstationsforbedringsplanen.
    • Verbalt gå gennem hvert aspekt af det med ham eller hende.
    • Tillad medarbejderen at svare og give feedback.
    • Lav de nødvendige tilpasninger af planen for at sikre, at den opfylder begge parters behov.
    • Få mundtlig bekræftelse fra medarbejderen, at han eller hun fuldt ud forstår betingelserne i planen.
    • Log af på planen med din medarbejder for at bekræfte kvitteringen og anmeldelsen.

Del tre af tre:
Følge op

  1. 1 Overhold dine medarbejder- og dokumentfremskridt. Ved hjælp af metricen, der er etableret i resultatforbedringsplanen, måler medarbejderens fremskridt hen imod opfyldelsen af ​​hans eller hendes mål og dokumenterer fremskridt så grundigt som muligt. Dette vil give dig objektivt bevis for medarbejderens fremskridt og hjælpe med at dele nyttig feedback til din medarbejder.
  2. 2 Mød med din medarbejder regelmæssigt for at diskutere fremskridt. Etablere regelmæssige opfølgningsmøder med medarbejderen (dagligt, ugentligt, ugentligt, månedligt osv.). Dette gør medarbejderen ansvarlig for at forbedre hans eller hendes præstation og kan hjælpe ham eller hende med at være motiveret og forpligtet til at opnå succes. Formålet med disse møder er at hjælpe din medarbejder med at lykkes.[2]
    • Indsend feedback til medarbejderen om hans eller hendes fremskridt mod forbedringsmål.
    • Tillad medarbejderen at stille spørgsmål, søge vejledning eller anmode om præciseringer af præstationsmålene.
    • Tilbyde råd og forslag til at hjælpe medarbejderen med at holde styr på.
    • Få mere at vide om din medarbejder for at give dig en bedre forståelse af, hvordan du kan hjælpe ham eller hende.
  3. 3 Vurder effektiviteten af ​​præstationsforbedringsplanen. Bestem, om din medarbejder gør rimelig vækst med præstationsforbedringsplanen. Hvis det ikke virker, skal du beslutte, om manglerne ligger i planen eller med medarbejderen. Dette vil hjælpe dig med at finde ud af, hvordan du kan bevæge dig frem i håndteringen af ​​medarbejderen.[3] Hvis problemerne stammer fra præstationsforbedringsplanen, skal du ændre det for at gøre målene mere opnåelige. Nogle spørgsmål at stille i evaluering af en plan effektivitet er:
    • Skal tidsrammen forlænges?
    • Er præstationsmålene for vanskelige at opnå?
    • Var resultaterne ikke helt inden for medarbejderens kontrol?
  4. 4 Handle. Hvis præstationsforbedringsplanen fungerer, skal medarbejderen give positiv feedback og eventuelt belønne ham eller hende på den måde, du skitserede i planen (dvs. Hvis planen ikke lykkes med at forbedre ydeevnen, og du har udelukket mangler i planen, skal du tage de handlinger, der er skitseret i din plan, for at fortsætte i din organisation.