Hvis du er ansvarlig for andre, er dokumentation et kommunikationsværktøj, du kan bruge til at bevare fakta og fjerne tvetydigheder. Nøjagtig dokumentation af ydeevne, godt og dårligt, og af disciplinær kursus, hvis det kræves, er afgørende for langvarig medarbejderpleje.

Steps

  1. 1 Dokumentpersonale betyder, som de finder sted, ikke uger eller måneder senere. For at tjene deres formål skal dokumenter afspejle en fuldstændig, præcis redegørelse for, hvilke personer der blev diskuteret, og hvilke begivenheder der udløb på en bestemt dato.
  2. 2 Sæt til side nogen tid. Fordelene ved dokumentation overstiger langt den tid og den indsats, der kræves for præstationsrelaterede samtaler med dine medarbejdere. Skriv ned, hvilke emner der blev diskuteret, hvem der var til stede, hvilke problemer eller problemer der opstod, og hvilke løfter eller aftaler der blev lavet, du opbygger et papirspor til fremtidig reference. Amassing en vel dokumenteret medarbejderfil forhindrer misforståelse blandt alle parter og giver juridisk beskyttelse til dig og din arbejdsgiver i tilfælde af retssager.
  3. 3 Beskriv højden af ​​en samtale. Sammendrag af forhandlede vilkår (dvs. hvem vil gøre hvad inden for hvilken frist), advarsler udstedt til en medarbejder, specifikke præstationsforanstaltninger, som du har gennemgået sammen, og specificerede forpligtelser fra alle sider.
  4. 4 Hold dig til fakta. Behandle ikke dine notater af samtaler med medarbejdere som en personlig journal, hvor du udtrykker meninger og deler følelser. Dokumenter kan blive offentliggjort i en domstol, så hold det klart, faglige noter. Skriv i en løs ton, som om du er en outsider, der beskriver hvad der skete fra en sikker afstand. Fokus på kvaliteten af ​​arbejde, adfærd og adfærd, deltagelse og tilgængelighed. Undgå at angribe en medarbejders karakter.
  5. 5 Inkluder udstillinger og anden støtte til opbygning af lufttæt dokumentation. Dette vil være anderledes afhængigt af den situation, du er coaching. Eksempler omfatter følgende: Klagebrev fra kunder som bevis for en ansattes dårlige servicelevering; kopier af tidskort som bevis på en medarbejders kroniske tardiness kopi af en konsulents analyse af en medarbejderes dårlige produktivitet.
  6. 6 Dokumentdisciplinære møder med medarbejdere ved at tage noter, der opsummerer tre elementer i samtalerne.
    1. Den acceptable standard for ydeevne - eller minimal forventning - som det gælder for sagen under drøftelse.
    2. I hvilket omfang medarbejderen har eller ikke opfyldte det ovenfor anførte formål. Angiv eventuelle overtrædelser og / eller deraf følgende disciplinære handlinger.
    3. Medarbejderens perspektiv, svar eller stilling i at løse problemet. Giv en detaljeret redegørelse for hans eller hendes point, selvom du er uenig eller tvivler på deres gyldighed.
  7. 7 Bed en medarbejder om at gennemgå og underskrive en bekræftelse af din dokumentation. Mens nogle arbejdstagere kan nægte at overholde, viser dit tilbud god tro. Hvis din medarbejder nægter at underskrive papirarbejdet, skal du forklare dem, at deres underskrift bemærker, at du talte til dem om det, ikke at de er enige med det der siges. Hvis de er uenige, opfordre dem til at indsende et ændringsforslag.